Aplicacoes de Mensagens: A "Plataforma Empresarial" Nao Oficial
Em muitos paises, as aplicacoes de mensagens tornaram-se a plataforma de comunicacao empresarial de facto. Grupos de empresa, grupos de projeto, grupos de departamento. Faturas enviadas por mensagem. Contratos fotografados e partilhados em grupos. Guias de remessa? "Tire uma foto e envie no grupo."
6 Riscos de Enviar Documentos por Aplicacoes de Mensagens
1. A Compressao Destroi a Qualidade
As imagens sao comprimidas -- o texto torna-se ilegivel, os numeros de fatura ficam desfocados, carimbos e assinaturas ficam pouco claros. Para arquivo e auditorias fiscais -- inutilizavel.
2. Os Documentos Expiram ou Perdem-se
Media antigo e eliminado ao longo do tempo ou ao mudar de telemovel. Reinstalacao da aplicacao? Documentos perdidos. Telemovel novo? Historico apagado.
3. Zero Controlo de Acesso
Toda a gente no grupo ve tudo. Quando um colaborador sai -- continua a ter acesso a todo o historico do chat, incluindo dados confidenciais.
4. Sem Pesquisa por Conteudo
Tente encontrar uma fatura especifica de ha 6 meses. O unico metodo: percorrer infinitamente.
5. Sem Validade Legal
Mensagens de chat nao sao prova legal. Sem assinatura eletronica qualificada, sem carimbo temporal, sem garantia de integridade.
6. Nao Conformidade com o RGPD
Enviar dados pessoais de colaboradores ou clientes por aplicacoes de mensagens e uma potencial violacao da protecao de dados.
O Que Utilizar em Alternativa
| Necessidade | App de Mensagens | DMS |
|---|---|---|
| Enviar fatura | Foto no grupo | Carregamento + classificacao IA |
| Partilhar com cliente | Link ou anexo | Portal de clientes com controlo de acesso |
| Assinar documento | Assinatura fisica + foto | Assinatura eletronica qualificada |
| Encontrar documento antigo | Percorrer 6 meses | Pesquisa IA em 3 segundos |
Conclusao
As aplicacoes de mensagens sao para comunicacao privada -- nao para documentos empresariais. Cada documento enviado por mensagem e um documento sem controlo, sem arquivo e sem seguranca legal.
O Arhivix e tao simples como uma aplicacao de mensagens, mas concebido para documentos empresariais. App movel, carregamento por arrastar e soltar, pesquisa por IA, portal de clientes e conformidade legal completa. Experimente gratuitamente.
