"Envie-me por Email" -- Uma Frase Que Custa as Empresas Milhares de Horas
Na empresa media, os documentos sao trocados por email, aplicacoes de mensagens e varios canais de comunicacao. O contabilista precisa de uma fatura -- chega por mensagem. O diretor precisa de um contrato -- alguem encontra-o num email antigo. Guia de remessa? Algures num anexo de ha 3 meses.
Isto "funciona" -- ate deixar de funcionar. E deixa sempre de funcionar no pior momento: durante uma auditoria fiscal, revisao ou quando um cliente solicita prova de entrega.
7 Problemas com o Envio de Documentos por Email
1. Os Documentos Perdem-se na Caixa de Entrada
O utilizador empresarial medio recebe mais de 120 emails diariamente. Uma fatura de ha um mes esta soterrada sob centenas de outras mensagens.
2. Sem Controlo de Versoes
Um colega envia o contrato v1. Recebe a correcao v2 por email. O cliente envia comentarios por mensagem. A versao final esta... onde?
3. Sem Controlo de Acesso
Uma vez que envia um documento por email, perde o controlo sobre ele. Quem o reencaminhou? Quem o guardou num portatil pessoal?
4. Armazenamento Limitado
O armazenamento de email gratuito esgota-se rapidamente quando cada fatura tem 2-5 MB e as guias de remessa contem imagens de produtos.
5. A Pesquisa Nao Funciona para Documentos Digitalizados
Um colega digitaliza uma fatura e envia-a como imagem. O email nao consegue pesquisar texto dentro dessa imagem.
6. Sem Categorizacao
O email nao distingue uma fatura de uma proposta, um contrato de notas de reuniao. Todos os documentos sao apenas "anexos".
7. Nao Conformidade Legal
As leis de arquivo exigem documentos armazenados por categoria com periodos de retencao definidos. O email nao cumpre nenhum destes requisitos.
A Solucao: DMS Centralizado
- Um local para todos os documentos -- acabaram os "onde e que enviei aquilo?"
- Pesquisa com IA -- descreva o documento por palavras, o sistema encontra-o
- Classificacao automatica -- o sistema reconhece tipos de documentos
- Portal de clientes -- em vez de email, os clientes carregam diretamente no seu sistema
- Controlo de acesso -- quem ve o que, com rasto de auditoria completo
Conclusao
O email foi feito para comunicacao, nao para gestao documental. Cada vez que envia uma fatura por email, cria um duplicado nao controlado.
O Arhivix substitui o email e as aplicacoes de mensagens para troca de documentos. Os clientes carregam atraves de um portal, as equipas acedem pelo DMS e a IA encontra qualquer documento em segundos. Experimente gratuitamente -- 14 dias, sem cartao de credito.
