Receio n.o 1: "Temos Milhares de Documentos"
Toda a empresa que pondera um DMS tem o mesmo receio: "Como vamos transferir todos os documentos do servidor, email, armarios?" A resposta: nao tem de o fazer tudo de uma vez.
Passo 1: Inventariar Documentos Existentes
Antes da migracao, faca um inventario:
- Quantos documentos no total (estimativa por pasta)?
- Onde estao: unidade partilhada, email, papel, nuvem?
- Que formatos: PDF, Word, Excel, digitalizados?
- Quais sao utilizados ativamente vs. de arquivo?
Passo 2: Priorizar
- Novos documentos (imediatamente): Desde o primeiro dia, tudo o que e novo vai para o DMS
- Documentos ativos (semana 1-2): Contratos ativos, projetos em curso
- Legalmente obrigatorios (semana 2-4): Documentacao fiscal, dossies de RH
- Arquivo (mes 2-3): Documentacao mais antiga, por prioridade
Passo 3: Carregamento em Massa
Para grandes volumes -- arraste e solte pastas inteiras. O DMS preserva a sua estrutura de pastas existente e aplica automaticamente OCR a documentos digitalizados.
Passo 4: Etiquetagem com IA
A IA reconhece automaticamente o tipo de documento, data e partes envolvidas. Os metadados sao adicionados automaticamente -- basta rever e corrigir eventuais erros.
Passo 5: Operacao em Paralelo
Durante a migracao -- sistemas antigo e novo funcionam em paralelo. Novos documentos vao para o DMS. Os antigos sao transferidos gradualmente. Quando tudo esta migrado -- o sistema antigo e desativado.
Cronograma
| Fase | Duracao |
|---|---|
| Preparacao e inventario | 1-2 dias |
| Configuracao do DMS | 1 dia |
| Migracao de documentos ativos | 1-2 semanas |
| Operacao em paralelo | 2-4 semanas |
| Migracao completa | 1-3 meses |
Conclusao
A migracao para o Arhivix nao significa perturbacao do negocio. Comece com novos documentos hoje, migre os antigos gradualmente. Carregamento em massa, etiquetagem IA e OCR tornam o processo indolor. Experimente gratuitamente.
