Wat Is het Voorschrift Bescherming Registratuurmateriaal?
Het Voorschrift Bescherming van Registratuurmateriaal en Archiefmateriaal is een interne akte die elke rechtspersoon en ondernemer in Servie moet vaststellen. Dit document definieert hoe een bedrijf zijn documentatie organiseert, opslaat, beschermt en beheert -- van creatie tot vernietiging of overdracht aan het archief.
De verplichting om het Voorschrift vast te stellen is voorgeschreven door Artikel 10 van de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten ("Staatsblad RS", Nr. 6/2020).
Wie Moet Dit Voorschrift Hebben?
- Alle rechtspersonen (BV, NV, overheidsbedrijven)
- Ondernemers
- Overheidsinstellingen en -organen
- Verenigingen en stichtingen
- Scholen, ziekenhuizen, culturele instellingen
In wezen -- iedereen die documentatie creeerd of bezit als onderdeel van zijn activiteit.
Wat Moet het Voorschrift Bevatten?
1. Algemene Bepalingen
Definitie van onderwerp, wettelijke basis, begrippen (registratuurmateriaal, archiefmateriaal, classificatiemerk).
2. Registratie- en Classificatiemethoden
Hoe documentatie wordt ontvangen, geregistreerd, geclassificeerd en gesorteerd op categorieen. Verwijst naar de Categorielijst van Registratuurmateriaal.
3. Opslag en Bescherming
- Opslagomstandigheden (temperatuur, vochtigheid, brandbeveiliging)
- Fysieke bescherming (afgesloten ruimte, stellingen, ordners)
- Digitale bescherming (back-up, encryptie, toegangscontrole)
4. Verantwoordelijke Personen
Aanwijzing van de verantwoordelijke voor de bescherming van registratuurmateriaal. De wet vereist dat elk bedrijf deze persoon formeel aanwijst.
5. Bewaartermijnen
Verwijzing naar de Categorielijst met bewaartermijnen.
6. Vernietigingsprocedure
Procedure voor het vernietigen van documentatie met verlopen bewaartermijnen -- inclusief de verplichting om goedkeuring van het bevoegde archief te verkrijgen.
7. Overdracht van Archiefmateriaal
Procedure voor het overdragen van documentatie met blijvende waarde aan het bevoegde archief (verplicht na 30 jaar of bij sluiting van het bedrijf).
8. Overgangs- en Slotbepalingen
Ingangsdatum, verplichting om werknemers bekend te maken met de bepalingen van het Voorschrift.
Hoe Stelt U het Voorschrift Vast
- Stel het document op op basis van wettelijke vereisten en de specifieke kenmerken van uw bedrijf
- Pas het aan op uw activiteit -- een IT-bedrijf en een bouwbedrijf hebben verschillende documentatietypen
- De directeur stelt het Voorschrift vast bij besluit
- Informeer medewerkers over de bepalingen van het Voorschrift
- Bewaar het Voorschrift en stel het beschikbaar aan het bevoegde archief op verzoek
Samenhang met Andere Verplichtingen
Het Voorschrift maakt deel uit van een breder documentbeschermingssysteem dat omvat:
- Categorielijst van Registratuurmateriaal -- classificatie en bewaartermijnen
- Archiefboek -- jaarlijkse documentatieregistratie
- Aanwijzing van verantwoordelijke persoon -- formele akte
Al deze documenten samen vormen volledige wettelijke bescherming voor uw documentatie.
Boetes bij Ontbreken van een Voorschrift
Als de archief-inspectie vaststelt dat een bedrijf geen vastgesteld Voorschrift heeft, zijn de boetes:
- Rechtspersonen: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Verantwoordelijke personen: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusie
Het Voorschrift Bescherming Registratuurmateriaal is geen formaliteit -- het is de basis van het gehele documentbeheersysteem in uw bedrijf. Zonder dit missen alle andere verplichtingen (archiefboek, categorielijst, vernietiging) een juridisch kader.
Arhivix helpt u alles te implementeren wat het Voorschrift voorschrijft -- van classificatie en opslag tot automatische bewaartermijnbewaking en archiefboekgeneratie. Probeer het gratis.
