Wettelijke Verplichting om een Verantwoordelijke Persoon Aan te Wijzen
Volgens Artikel 9 van de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten ("Staatsblad RS", Nr. 6/2020) is elke maker en houder van registratuurmateriaal verplicht een verantwoordelijke persoon aan te wijzen voor de bescherming van registratuurmateriaal en archiefmateriaal.
Dit is niet optioneel -- het is een wettelijke verplichting voor alle bedrijven, ondernemers, instellingen en organisaties in Servie.
Wie Kan de Verantwoordelijke Persoon Zijn?
De wet schrijft geen specifieke kwalificaties voor, maar in de praktijk is het meestal:
- Directeur of eigenaar -- meest voorkomend bij kleine bedrijven
- Administratief medewerker -- secretaresse, office manager
- Bedrijfsjurist -- als het bedrijf er een heeft
- Archiefmedewerker -- bij grotere bedrijven
- Boekhouder -- gebruikelijk in de praktijk, hoewel niet ideaal omdat zij al veel verantwoordelijkheden hebben
Het is belangrijk dat dit een werknemer van het bedrijf is -- het kan geen externe partij zijn (behalve bij uitbestede archiveringsdiensten).
Wat Zijn de Taken van de Verantwoordelijke Persoon?
1. Bijhouden van het Archiefboek
Het hele jaar door correct invullen van het archiefboek en dit uiterlijk 30 april indienen bij het bevoegde archief.
2. Toepassen van de Categorielijst
Correcte classificatie van documentatie volgens de vastgestelde Categorielijst van Registratuurmateriaal.
3. Documentopslag
Zorgen voor adequate opslagomstandigheden -- geschikte ruimte, temperatuur, bescherming tegen vocht en brand.
4. Vernietigingsprocedure
Lijsten opstellen van documentatie voor vernietiging, verzoeken indienen voor archiefgoedkeuring, de vernietigingsprocedure uitvoeren.
5. Communicatie met het Bevoegde Archief
Contact met het territoriaal bevoegde archief -- archiefboeken indienen, goedkeuringen verkrijgen, reageren op verzoeken.
6. Voorbereiding op Inspectie
Alle documenten en registraties gereed houden voor een mogelijke archief-inspectiecontrole.
Hoe Wijst U de Verantwoordelijke Persoon Formeel Aan
Aanwijzing geschiedt door middel van een intern besluit of beschikking ondertekend door de directeur of bevoegde persoon. Het document moet bevatten:
- Volledige naam van de aangewezen persoon
- Functie/rol
- Datum van aanwijzing
- Beschrijving van taken
- Wettelijke basis (Artikel 9 van de Wet)
- Handtekening van de directeur en bedrijfsstempel
Dit besluit wordt permanent bewaard en op verzoek aan de archief-inspectie gepresenteerd.
Wat Als het Bedrijf Geen Verantwoordelijke Persoon Heeft Aangewezen?
Het niet aanwijzen van een verantwoordelijke persoon is een overtreding van de Wet. Boetes zijn dezelfde als voor andere archiefschendingen:
- Rechtspersonen: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Verantwoordelijke personen: 5.000 -- 150.000 RSD
Praktische Tips
- Wijs iemand aan die tijd heeft -- dit is een echte verplichting met concrete taken, niet slechts een formaliteit
- Zorg voor training -- bevoegde archieven organiseren vaak gratis trainingen voor verantwoordelijke personen
- Gebruik software -- een DMS-systeem vermindert de werklast van de verantwoordelijke persoon drastisch
- Plan voor vervanging -- als de verantwoordelijke persoon het bedrijf verlaat, wijs onmiddellijk een nieuwe aan
Conclusie
Het aanwijzen van een verantwoordelijke persoon voor de bescherming van registratuurmateriaal is een van de eerste verplichtingen van elk bedrijf onder de Archiefwet. Deze persoon is de pijler van het gehele documentbeheersysteem.
Arhivix verlicht het werk van de verantwoordelijke persoon aanzienlijk -- automatiseert het archiefboek, houdt bewaartermijnen bij, categoriseert documentatie en genereert rapporten. In plaats van handmatige registratie gebruikt de verantwoordelijke persoon een systeem dat voor hem werkt. Probeer het gratis.
