Twee Documenten, Een Proces
Het elektronische vrachtbriefsysteem van Servie omvat niet alleen het verzenden van een vrachtbrief -- het omvat ook bevestiging van ontvangst via een e-ontvangstbrief (e-prijemnica). Deze twee documenten vormen samen een compleet dossier van goederenbeweging.
Wat Is een E-vrachtbrief?
Een elektronisch document dat de verzender aanmaakt voor het verzenden van goederen. Belangrijkste regel: het moet worden aangemaakt VOOR goederen het magazijn verlaten.
Wat Is een E-ontvangstbrief?
Een elektronisch document dat de ontvanger stuurt om de ontvangst van goederen te bevestigen. Het kan zijn:
- Acceptatie -- goederen compleet en in goede staat ontvangen
- Gedeeltelijke acceptatie -- slechts een deel ontvangen of er is schade
- Afwijzing -- zending geweigerd (beschadigd, verkeerd of onbestelde goederen)
Vergelijkingstabel
| Kenmerk | E-vrachtbrief | E-ontvangstbrief |
|---|---|---|
| Aangemaakt door | Verzender | Ontvanger |
| Wanneer | Voor verzending | Na ontvangst |
| Termijn | Voor vertrek uit magazijn | 3 dagen voor fysieke ontvangst, 8 dagen voor acceptatie/afwijzing |
| Verplicht | Ja, altijd | Ja, altijd |
| Boete bij niet-naleving | Tot 2.000.000 RSD | Tot 500.000 RSD |
Termijnen voor Ontvanger: 3 + 8 Dagen
Stap 1: Bevestig fysieke ontvangst -- 3 dagen
Zodra goederen aankomen, moet de ontvanger de fysieke ontvangst bevestigen binnen 3 werkdagen.
Stap 2: Accepteer of wijs af -- 8 dagen
Na het bevestigen van ontvangst heeft de ontvanger 8 dagen om de e-ontvangstbrief te versturen met een van drie statussen: geaccepteerd, gedeeltelijk geaccepteerd of afgewezen.
Wat Gebeurt er Wanneer Goederen Worden Afgewezen?
- Verzender ontvangt melding met reden van afwijzing
- Retourtransport vereist een nieuwe e-vrachtbrief
- De volledige keten wordt bewaard als bewijs voor geschillen en belastingaudits
Wat als de Ontvanger Niet Reageert?
- Ontvanger is in overtreding -- boete tot 500.000 RSD
- De vrachtbrief blijft in status "wacht op bevestiging"
- Verzender is niet verantwoordelijk voor inactiviteit van de ontvanger
Conclusie
De e-vrachtbrief en e-ontvangstbrief zijn twee delen van hetzelfde proces. Beide zijn verplicht, beide hebben termijnen en beide hebben boetes bij niet-naleving.
Arhivix automatiseert de volledige cyclus -- van het aanmaken van e-vrachtbrieven tot het archiveren van e-ontvangstbrieven, met waarschuwingen voor alle termijnen en een volledig auditspoor.
