Wat Is het Archiefboek en Waarom Is Het Verplicht?
Het archiefboek (arhivska knjiga) is een wettelijk verplicht register waarin elke rechtspersoon en ondernemer in Servie alle documentair materiaal (registraturski materijal) moet vastleggen dat tijdens bedrijfsactiviteiten is gecreeerd. Volgens de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten ("Staatsblad RS", Nr. 6/2020) moet elk bedrijf een archiefboek bijhouden en dit uiterlijk 30 april indienen bij het bevoegde archief voor het voorgaande jaar.
Veel bedrijven zijn zich niet bewust van deze verplichting of negeren deze -- totdat de archief-inspectie arriveert. Boetes voor rechtspersonen kunnen oplopen tot 2.000.000 RSD.
Welke Kolommen Bevat het Archiefboek?
Het archiefboekformulier bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Volgnummer | Doorlopend nummer, loopt door van jaar tot jaar | 1, 2, 3... |
| Datum van invoer | Datum waarop de invoer is vastgelegd | 15.01.2026 |
| Jaar van aanmaak | Jaar waarin de documentatie is gecreeerd | 2025 |
| Classificatiemerk | Code uit uw Categorielijst | 04-02 |
| Inhoud (beschrijving) | Korte beschrijving van de documentatiecategorie | Uitgaande facturen |
| Hoeveelheid | Aantal mappen, dozen of MB (voor elektronisch) | 3 mappen |
| Bewaartermijn | Opslagperiode volgens Categorielijst | 10 jaar |
| Locatie | Waar documentatie fysiek/digitaal is opgeslagen | Plank 3, archiefruimte |
| Opmerkingen | Aanvullende info (vernietigd, ingediend bij archief, etc.) | -- |
Stap voor Stap: Het Archiefboek Invullen
Stap 1: Stel de Categorielijst Op
Voordat u begint met invullen, moet u een goedgekeurde Lijst van Categorieen van Registratuurmateriaal met Bewaartermijnen hebben. Dit document definieert alle soorten documentatie in uw bedrijf en hoe lang elk type moet worden bewaard. De lijst moet worden goedgekeurd door het bevoegde archief.
Stap 2: Verzamel Alle Documentatie voor het Jaar
Maak een inventarisatie van alle documentatie die gedurende het jaar is gecreeerd of ontvangen:
- Facturen (inkomend en uitgaand)
- Contracten
- Personeelsdocumentatie
- Jaarrekeningen
- Belastingdocumentatie
- Algemene correspondentie
- Technische documentatie
Stap 3: Classificeer de Documentatie
Wijs elk document toe aan de juiste categorie volgens uw Categorielijst. Elke categorie krijgt zijn classificatiemerk.
Stap 4: Vul de Kolommen In
Voer voor elke documentatiecategorie de gegevens in het archiefboek in. Het volgnummer loopt door van het voorgaande jaar -- u begint niet elk jaar opnieuw bij 1.
Stap 5: Onderteken en Dien In
Het archiefboek wordt ondertekend door de verantwoordelijke voor de bescherming van registratuurmateriaal. Indiening geschiedt bij het bevoegde territoriale archief (bijv. Historisch Archief van Belgrado voor bedrijven in Belgrado) uiterlijk 30 april.
Meest Voorkomende Fouten
- Elk jaar opnieuw beginnen bij volgnummer 1 -- Het nummer is doorlopend en loopt door van het voorgaande jaar
- Geen Categorielijst -- Zonder goedgekeurde lijst heeft het archiefboek geen basis
- Elektronische documentatie weglaten -- E-facturen, e-mails en digitale contracten moeten ook worden vastgelegd
- Onnauwkeurige hoeveelheden -- Vermeld nauwkeurig het aantal mappen/dozen of megabytes
- Op het laatste moment met terugwerkende kracht invullen -- Houd het boek het hele jaar bij, niet alleen voor de deadline
Elektronisch of Papieren Archiefboek?
De wet staat toe het archiefboek in elektronische vorm bij te houden. Dit is veel praktischer omdat het het volgende mogelijk maakt:
- Automatische generatie van volgnummers
- Zoeken op elk veld
- Export naar PDF of Excel voor archief-indiening
- Integratie met DMS-systemen voor automatische invulling
Arhivix genereert automatisch het archiefboek op basis van documenten die u naar het systeem uploadt. In plaats van handmatig invullen houdt het systeem elk document bij en aan het einde van het jaar -- is het archiefboek met een klik klaar.
Deadline en Boetes
De deadline voor het indienen van het archiefboek bij het bevoegde archief is 30 april van het lopende jaar voor documentatie die in het voorgaande kalenderjaar is gecreeerd.
Boetes voor niet-indiening of onjuiste registratie:
- Rechtspersonen: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Ondernemers: 10.000 -- 500.000 RSD
- Verantwoordelijke personen: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusie
Het invullen van het archiefboek hoeft niet ingewikkeld te zijn als u de juiste voorbereiding en tool heeft. De sleutel is het hele jaar registraties bijhouden, een goedgekeurde Categorielijst hebben en niet tot het laatste moment wachten.
Met Arhivix wordt het archiefboek automatisch gegenereerd. Upload het hele jaar documenten naar het systeem en tegen april -- is alles klaar voor indiening. Probeer het gratis.
