Waarom Bewaartermijnen voor Documenten Belangrijk Zijn
Elk bedrijf is wettelijk verplicht bepaalde documenten voor een specifiek aantal jaren te bewaren. Documenten te vroeg vernietigen kan leiden tot boetes, mislukte audits en verlies van juridische bescherming. Anderzijds creert het voor altijd bewaren van alles onnodige rommel en kosten.
Het kennen van exacte bewaartermijnen helpt u om:
- Wettelijk conform te blijven
- Verwijdering/archivering van oude documenten te automatiseren
- Opslagruimte te besparen (fysiek en digitaal)
- Voorbereid te zijn op belastingaudits en inspecties
Bewaarschema voor Documenten
Financiele Documenten
| Documenttype | Bewaartermijn | Wettelijke Basis |
|---|---|---|
| Jaarrekeningen | Permanent | Vennootschapswet / GAAP |
| Grootboek en journalen | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Verkoop- en inkoopfacturen | 7 jaar | Btw / Belastingwet |
| Bankafschriften | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Btw-aangiften | 7 jaar | Wet op de Omzetbelasting |
| Vennootschapsbelastingaangiften | 7 jaar | Belastingwet |
| Onkostenbewijzen | 7 jaar | Belastingwetgeving |
| Loonadministratie | 7 jaar | Arbeidswetgeving |
Personeelsdossiers
| Documenttype | Bewaartermijn | Wettelijke Basis |
|---|---|---|
| Arbeidsovereenkomsten | 6 jaar na beeindiging | Arbeidswetgeving |
| Pensioendossiers | Permanent | Pensioenregelgeving |
| Urenstaten / aanwezigheid | 3 jaar | Arbeidstijdenrichtlijn |
| Arbo-dossiers | 40 jaar | Arbo-regelgeving |
| Opleidingsdossiers | Duur dienstverband + 3 jaar | Best practice |
Commerciele en Juridische Documenten
| Documenttype | Bewaartermijn | Wettelijke Basis |
|---|---|---|
| Oprichtingsakten | Permanent | Vennootschapswet |
| Klant-/leverancierscontracten | 6 jaar na afloop | Verjaringswet |
| Vrachtbrieven | 6 jaar | Koopwet |
| Inkooporders | 6 jaar | Handelsrecht |
| Bouwvergunningen | Permanent | Bestemmingsplanregelgeving |
| Verzekeringspolissen | Permanent (zolang actief + 6 jaar) | Verzekeringsrecht |
Wat Gebeurt er als u Documenten te Vroeg Vernietigt?
De gevolgen kunnen ernstig zijn:
- Fiscale boetes -- de Belastingdienst kan boetes opleggen en uw belastingplicht schatten
- Onmogelijkheid om uw positie te bewijzen in de rechtbank of tijdens een audit
- Verlies van belastingaftrek -- geen factuur betekent geen btw-teruggave
- Regelgevende sancties -- branchetoezichthouders kunnen actie ondernemen
Hoe Bewaartermijnen te Automatiseren
Het handmatig bijhouden van bewaartermijnen voor duizenden documenten is een onmogelijke taak. Een DMS zoals Arhivix kan:
- Automatisch bewaartermijnen toewijzen op basis van documenttype
- Waarschuwingen sturen voordat een bewaartermijn verloopt
- Archivering of verwijdering voorstellen van documenten die de bewaartermijn hebben overschreden
- Rapporten genereren over documenten per bewaartermijn
- Voortijdige verwijdering voorkomen door documenten te vergrendelen
Digitale vs. Papieren Opslag
In de meeste rechtsgebieden hebben digitale kopieen nu dezelfde juridische geldigheid als papieren originelen, mits ze aan bepaalde eisen voldoen (integriteit, authenticiteit, leesbaarheid). Dit betekent dat u:
- Papieren documenten kunt scannen en digitaal opslaan
- Papieren originelen na digitalisering kunt vernietigen (mits de juiste procedure wordt gevolgd)
- Elektronische facturen kunt gebruiken in plaats van papieren
Digitale opslag is niet alleen legaal -- het is goedkoper, veiliger en praktischer.
Conclusie
Bewaartermijnen zijn niet optioneel -- het is een wettelijke vereiste. Te vroeg verwijderen kost boetes; te lang bewaren kost ruimte en middelen.
Arhivix houdt automatisch bewaartermijnen bij voor elk document en waarschuwt u wanneer het tijd is om te archiveren of te verwijderen. U hoeft nooit meer handmatig termijnen bij te houden.
