Un scenario que chaque entreprise connait
Le directeur envoie un contrat a un client. Le client modifie deux clauses et le renvoie. Le juriste corrige. Le directeur ajoute quelque chose. Version finale ? Personne n'en est sur. Sur le dossier partage, vous voyez :
contrat_clientX.docxcontrat_clientX_v2.docxcontrat_clientX_FINAL.docxcontrat_clientX_FINAL_correction.docxcontrat_clientX_FINAL_v2_VRAI.docx
Lequel signe-t-on ?
Pourquoi c'est dangereux, pas seulement agacant
- Consequences juridiques -- signer la mauvaise version signifie que les conditions negociees ne sont pas incluses
- Pertes financieres -- mauvais devis avec ancienne tarification envoye au client
- Perte de temps -- chaque "quelle est la derniere version ?" coute 5 a 10 minutes
Comment le DMS resout le controle de versions
- Versionage automatique -- chaque modification enregistre automatiquement une nouvelle version
- Historique des modifications -- qui a modifie quoi, quand et pourquoi
- Verrouillage de document -- pendant qu'une personne modifie, les autres ne peuvent pas ecraser
- Source unique de verite -- un seul document, tout le monde voit la meme version
Conclusion
Le chaos des versions de documents coute du temps, de l'argent et peut avoir des consequences juridiques. La solution : un seul systeme, un versionage automatique, un historique complet.
Arhivix enregistre automatiquement chaque version de chaque document. Vous savez toujours laquelle est la derniere, qui a modifie quoi et pouvez revenir a n'importe quelle version precedente. Essayez gratuitement.
