Qu'est-ce qu'une inspection archivistique ?
Une inspection archivistique est un audit mene par les archives competentes aupres des personnes morales et des entrepreneurs en Serbie, pour verifier que la documentation est stockee, tenue et protegee conformement a la Loi sur les materiaux d'archives et les activites archivistiques.
Les inspections peuvent etre regulieres (planifiees) ou extraordinaires (sur plainte ou initiative). Toute entreprise en Serbie peut faire l'objet d'une inspection -- quelle que soit sa taille ou son activite.
Que verifient les inspecteurs ?
1. Reglement sur la protection du materiel documentaire
L'entreprise dispose-t-elle d'un reglement interne adopte ? Est-il a jour ? Les employes en sont-ils informes ?
2. Liste des categories de materiel documentaire
Une liste des categories avec les durees de conservation existe-t-elle ? A-t-elle ete approuvee par les archives competentes ? Correspond-elle aux types reels de documentation de l'entreprise ?
3. Livre d'archives
Est-il tenu ? Est-il correctement rempli ? A-t-il ete soumis aux archives dans les delais (avant le 30 avril) ? Les numeros d'ordre sont-ils continus ?
4. Designation de la personne responsable
Une personne responsable de la protection du materiel documentaire a-t-elle ete formellement designee ?
5. Conditions de stockage
Ou la documentation est-elle stockee ? La salle est-elle adequate (seche, protegee contre l'incendie, verrouillee) ? Les etageres et classeurs sont-ils en ordre ?
6. Destruction de documents
L'entreprise a-t-elle detruit de la documentation ? Si oui -- a-t-elle d'abord obtenu l'approbation des archives ? Un proces-verbal de destruction existe-t-il ?
Comment se preparer a une inspection
Utilisez cette checklist pour verifier votre etat de preparation :
- Reglement sur la protection du materiel documentaire adopte
- Liste des categories approuvee par les archives competentes
- Livre d'archives rempli et soumis pour toutes les annees precedentes
- Personne responsable designee (avec decision/resolution)
- Documentation stockee dans des conditions adequates
- Si une destruction a eu lieu -- approbation des archives + proces-verbal
- Documentation electronique correctement archivee
Sanctions pour les infractions
Selon les articles 42-43 de la Loi :
| Contrevenant | Fourchette de sanctions |
|---|---|
| Personnes morales | 50 000 -- 2 000 000 RSD |
| Entrepreneurs | 10 000 -- 500 000 RSD |
| Personnes responsables | 5 000 -- 150 000 RSD |
Les sanctions les plus severes concernent la destruction de documentation sans approbation, surtout si des documents a valeur permanente sont detruits.
Que faire si votre entreprise n'a jamais soumis de livre d'archives ?
C'est un scenario courant. De nombreuses entreprises fonctionnent pendant des annees sans jamais soumettre de livre d'archives. Dans ce cas :
- Ne paniquez pas, mais agissez immediatement
- Remplissez retroactivement les livres d'archives pour toutes les annees precedentes
- Adoptez un reglement et une liste des categories si vous n'en avez pas
- Designez une personne responsable
- Contactez les archives competentes -- elles sont generalement cooperatives et aident les entreprises qui viennent volontairement
Il vaut mieux contacter les archives vous-meme que d'attendre une inspection.
Conclusion
Une inspection archivistique n'a rien d'effrayant -- a condition que votre documentation soit en ordre. L'essentiel est une approche systematique : reglement, liste des categories, livre d'archives et stockage adequat.
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