L'archivage electronique des documents devient de plus en plus important pour les entreprises, notamment en raison des nouvelles obligations legales telles que la soumission du livre d'archives en 2025. Alors que l'archivage electronique devient obligatoire, il est essentiel de comprendre la difference entre les documents electroniques et les documents numerises.
Qu'est-ce qu'un document electronique ?
Un document electronique est un enregistrement cree directement en format numerique et peut etre :
- Une facture electronique
- Un contrat signe numeriquement
- Un document genere dans un logiciel d'archivage electronique
Selon la loi sur les documents electroniques, l'identification electronique et les services de confiance dans le commerce electronique, un document electronique est defini comme "un ensemble de donnees compose de lettres, de chiffres, de symboles, de materiaux graphiques, audio et video, sous forme electronique".
Avantages de l'archivage electronique des documents :
- Reduction des couts de papier et d'impression
- Recherche et partage rapides
- Plus grande securite juridique avec les signatures numeriques et le chiffrement
Qu'est-ce qu'un document numerise ?
Un document numerise est un document papier converti en format numerique. Il s'agit par exemple de factures numerisees ou de copies numeriques de contrats.
L'importance de la numerisation pour l'archivage obligatoire des documents :
La numerisation permet une meilleure organisation des materiaux d'archives et facilite le respect des obligations legales, telles que la soumission du livre d'archives.
Differences cles entre les documents electroniques et numerises
| Caracteristique | Document electronique | Document numerise |
|---|---|---|
| Origine | Cree numeriquement | Converti a partir du papier |
| Utilisation | Ideal pour les nouveaux processus commerciaux | Archivage des anciens dossiers |
| Validite juridique | Plus grande force juridique avec signature numerique | Depend de la procedure de numerisation |
Comment choisir la bonne strategie pour l'archivage electronique ?
Votre strategie devrait combiner les deux approches. L'archivage electronique est ideal pour les nouveaux documents, tandis que la numerisation aide a organiser les archives existantes et facilite la soumission du livre d'archives en 2025.
Comprendre les differences entre les documents electroniques et numerises est la cle d'une gestion reussie des archives. Si vous prevoyez de convertir des documents papier, consultez notre guide de numerisation des documents. Bien que cela puisse sembler complexe, avec Arhivix, vous pouvez facilement mettre en oeuvre des solutions d'archivage electronique et mettre votre activite en conformite avec les exigences legales.
