Pourquoi l'implementation ne doit pas etre douloureuse
La plus grande crainte lors de l'adoption d'un DMS : "Comment allons-nous transferer tous les documents ?", "Les employes ne voudront pas utiliser le nouveau systeme", "Nous serons paralyses pendant des semaines". Rien de tout cela ne doit etre vrai -- si vous suivez le bon processus.
Etape 1 : auditer la documentation existante
Avant l'implementation, faites l'inventaire : combien de documents vous avez, ou ils se trouvent (serveur, e-mail, papier), lesquels sont activement utilises, lesquels sont des archives. Cela prend 1-2 jours et donne une image claire.
Etape 2 : definir la structure
Determinez les categories : factures, contrats, RH, projets, correspondance. Definissez qui a acces a quoi. Fixez les durees de conservation. Le DMS vous aide avec des modeles predefinis pour votre marche.
Etape 3 : configurer les utilisateurs et les roles
Definissez les roles : administrateur, comptable, directeur, employe. Chaque role a des autorisations definies -- ce qu'il peut consulter, modifier, supprimer, partager.
Etape 4 : migration des documents
Ne migrez pas tout en une fois. Commencez par les nouveaux documents -- a partir d'aujourd'hui, tout va dans le DMS. Migrez les anciens documents progressivement, par priorite : contrats actifs > annee en cours > annees precedentes.
Etape 5 : formation des employes
La formation n'a pas besoin de prendre des heures. Si le DMS est intuitif, 30 minutes suffisent. L'essentiel : montrez aux employes comment le DMS leur fait gagner du temps, pas a quel point il est complique.
Etape 6 : mise en production et suivi
Les 2 premieres semaines -- support intensif. Suivez qui utilise le systeme et qui ne l'utilise pas. Resolvez les problemes immediatement. Apres un mois -- le systeme devient une routine.
Erreurs courantes d'implementation
- Essayer de migrer tous les documents en une fois -- paralyse l'entreprise
- Pas de formation -- les employes reviennent aux anciennes habitudes
- Structure trop compliquee -- plus simple est mieux
- Pas de "champion" dans l'equipe -- il faut une personne qui porte l'implementation
Conclusion
Arhivix s'implemente en 1-2 jours. Interface intuitive, modeles predefinis, formation incluse. Commencez avec les nouveaux documents aujourd'hui -- migrez les anciens progressivement. Essayez gratuitement.
