Pourquoi le choix du DMS est important
Un DMS est un systeme que vous utiliserez quotidiennement, pendant des annees. Le mauvais choix signifie : frustration des employes, argent gaspille pour des fonctionnalites inutiles, ou pire -- un systeme que personne n'utilise parce qu'il est trop complique.
Criteres de selection cles
1. Cloud vs sur site
Cloud : pas de serveurs, acces de partout, sauvegarde automatique, abonnement mensuel. Sur site : les donnees restent chez vous, plus de controle, mais aussi plus de responsabilite de maintenance. Pour 95 % des entreprises en 2026 -- le cloud est le meilleur choix.
2. Langue et localisation
Interface dans votre langue, support dans votre langue, documentation dans votre langue. Si le DMS n'est pas localise -- les employes ne l'utiliseront pas.
3. Conformite legale
Essentiel pour les secteurs reglementes : livres d'archives, calendriers de conservation, procedures de destruction, integration des factures electroniques. De nombreuses solutions DMS internationales manquent de fonctionnalites de conformite locale.
4. Capacites OCR et IA
Vous avez scanne 1 000 factures -- le DMS peut-il les rechercher par contenu ? La classification IA trie automatiquement les documents. L'OCR convertit les images en texte consultable.
5. Application mobile
Si vos employes travaillent sur le terrain (transport, BTP, services) -- une application mobile est obligatoire, pas optionnelle.
6. Integrations
Facturation electronique, logiciel comptable, signatures electroniques, e-mail -- le DMS doit s'integrer avec les outils que vous utilisez deja.
Checklist d'evaluation du DMS
| Critere | Oui/Non |
|---|---|
| Hebergement cloud dans l'UE | ☐ |
| Interface localisee | ☐ |
| Generation du livre d'archives | ☐ |
| OCR pour documents scannes | ☐ |
| Classification par IA | ☐ |
| Application mobile | ☐ |
| Portail client | ☐ |
| Integration signature electronique | ☐ |
| Essai gratuit | ☐ |
| Support en langue locale | ☐ |
Conclusion
Arhivix coche toutes les cases de la checklist -- interface localisee, conformite legale, recherche IA, application mobile, portail client et essai gratuit. Constatez par vous-meme -- inscrivez-vous gratuitement.
