El caos en las agencias de contabilidad
Una agencia de contabilidad tipica lleva la contabilidad de 30 a 100 clientes. Cada cliente envia mensualmente facturas, extractos bancarios, contratos, ordenes de viaje. Multiplique por 12 meses y obtiene miles de documentos al ano.
"Sistema" actual: una carpeta por cliente en el servidor, correos con adjuntos, grupos de mensajeria, carpetas de papel. Resultado? Dedica mas tiempo a encontrar documentos que a hacer contabilidad propiamente dicha.
Como el DMS transforma el trabajo de la agencia
Organizacion basada en clientes
Cada cliente tiene su propio espacio con categorizacion automatica: facturas recibidas, facturas emitidas, extractos, contratos, formularios fiscales. La IA reconoce el tipo de documento y lo archiva correctamente.
Portal de carga para clientes
En lugar de correos y mensajes -- los clientes cargan documentos directamente en el portal. Cada documento acaba automaticamente en la carpeta correcta. No mas "le envie la factura por correo, la recibio?".
Plazos de presentacion fiscal
El DMS recuerda automaticamente los plazos: declaracion de IVA el dia 15, impuesto anual en marzo, libro de archivo en abril. Para cada cliente por separado.
Escaneo masivo
El cliente trae una caja de facturas en papel? Escaneo masivo + OCR = todo digitalizado, buscable y organizado en 30 minutos en lugar de 3 dias.
ROI para agencias de contabilidad
| Actividad | Sin DMS | Con DMS |
|---|---|---|
| Encontrar una factura | 5-15 minutos | 10 segundos |
| Recibir documentos del cliente | Correo + clasificacion manual | Portal automatico |
| Preparacion auditoria fiscal | 2-3 dias | 30 minutos |
| Tiempo en administracion | 40% del tiempo laboral | 10% del tiempo laboral |
Conclusion
Arhivix es ideal para agencias de contabilidad -- portal de clientes, categorizacion con IA, plazos automaticos y escaneo OCR. Ahorre el 30% de su tiempo de trabajo. Pruebelo gratis.
