Por que es importante conocer los periodos de conservacion de facturas?
Las facturas son el tipo de documentacion empresarial mas comun. Toda empresa las emite y recibe -- diaria, semanal o mensualmente. Pero durante cuanto tiempo debe conservarlas? La respuesta depende de si es contribuyente de IVA, en que sector se encuentra y que tipo de factura es.
Equivocarse con el periodo puede costarle -- ya sea porque destruyo prematuramente un documento necesario para una auditoria fiscal, o porque almacena toneladas de papel innecesario.
Periodos de conservacion segun la ley
Ley de contabilidad (Art. 9)
Segun la Ley de contabilidad ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 73/2019), los documentos contables (incluidas las facturas) deben conservarse durante al menos 5 anos desde el ultimo dia del ejercicio al que corresponden.
Ley del IVA
Para los contribuyentes de IVA, las facturas deben conservarse durante 10 anos desde el final del ano calendario al que corresponden. Esto es mas largo que el periodo contable general.
Ley de facturacion electronica
Las facturas electronicas emitidas a traves del sistema SEF se conservan:
- 10 anos para contribuyentes de IVA
- 5 anos para entidades que no estan en el sistema de IVA
El propio sistema SEF almacena las facturas en un registro central, pero esto no exime a la empresa de su obligacion de mantener sus propios registros.
Resumen de periodos de conservacion por tipo de factura
| Tipo de factura | Periodo de conservacion | Base legal |
|---|---|---|
| Facturas emitidas (contribuyente IVA) | 10 anos | Ley del IVA |
| Facturas recibidas (contribuyente IVA) | 10 anos | Ley del IVA |
| Facturas (no contribuyente IVA) | 5 anos | Ley de contabilidad |
| Facturas electronicas via SEF (IVA) | 10 anos | Ley de facturacion electronica |
| Facturas electronicas via SEF (no IVA) | 5 anos | Ley de facturacion electronica |
| Facturas anticipadas | 10 anos | Ley del IVA |
| Notas de credito/debito | 10 anos | Ley del IVA |
Factura en papel o electronica -- difiere el periodo?
No. El periodo de conservacion es el mismo independientemente del formato. Factura en papel, PDF, XML -- todas se conservan durante el mismo periodo. La diferencia esta en el metodo de almacenamiento:
- Facturas en papel: almacenamiento fisico en archivadores/cajas
- Facturas electronicas: almacenamiento digital con integridad y autenticidad garantizadas
Si ha digitalizado (escaneado) facturas en papel, los originales deben conservarse a menos que cumpla las condiciones para reemplazar los originales por copias digitales.
Consejos practicos para el almacenamiento de facturas
- Organice por ano y tipo -- recibidas y emitidas por separado, por ano
- Use un sistema DMS para facturas electronicas -- categorizacion automatica y busqueda
- Vincule las facturas al libro de archivo -- cada categoria de factura debe registrarse
- No espere hasta fin de ano -- organice mensual o trimestralmente
- Haga copias de seguridad de las facturas electronicas -- al menos 2 copias en ubicaciones diferentes
Que sucede cuando expira el periodo?
Cuando expira la conservacion de las facturas, no puede simplemente eliminarlas. Debe:
- Preparar una lista de facturas para destruccion
- Presentar una solicitud al archivo competente para aprobacion
- Esperar la aprobacion escrita
- Destruir la documentacion y crear un acta
Conclusion
El periodo de conservacion de facturas en Serbia es de 5 o 10 anos, segun el estado de IVA. No deje que esto le confunda -- la clave es un enfoque sistematico y la herramienta adecuada.
Arhivix rastrea automaticamente los periodos de conservacion de cada factura, le notifica cuando vencen y le ayuda a llevar a cabo el procedimiento legal de destruccion. Todo en un solo lugar.
