GoBD-Aenderung vom 14. Juli 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14. Juli 2025 eine wichtige Aktualisierung der Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buecher, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veroeffentlicht. Die Aenderungen sind unmittelbar in Kraft getreten und betreffen alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen, empfangen oder verarbeiten.
Die wichtigsten Neuerungen betreffen die Frage, welches Dateiformat bei strukturierten elektronischen Rechnungen als das massgebliche Archivierungselement gilt, sowie eine Verringerung der allgemeinen Aufbewahrungsfrist.
XML-Komponente ist nun rechtlich massgeblich
Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD, die sowohl ein visuell lesbares PDF als auch eine eingebettete XML-Datei enthalten, hat das BMF klargestellt: Die XML-Komponente ist das rechtlich massgebliche Archivierungselement. Das bedeutet konkret:
- Das blosse Speichern des PDF-Teils genuegt nicht fuer eine GoBD-konforme Archivierung
- Die eingebettete XML-Datei muss extrahiert und unveraendert aufbewahrt werden
- Formatkonvertierungen (z.B. XML zu PDF) sind nur zulaessig, wenn das Original-XML zusaetzlich erhalten bleibt
- Systeme muessen die Unversehrtheit des XML-Originals nachweisbar sicherstellen
Wer bisher nur die visuelle PDF-Darstellung archiviert hat, ist nun nicht mehr GoBD-konform - auch wenn das PDF optisch identisch mit der Originalrechnung erscheint.
Aufbewahrungsfrist: Von 10 auf 8 Jahre verkuerzt
Eine weitreichende Aenderung ist die Verringerung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist. Die bisherige 10-jaehrige Aufbewahrungspflicht fuer Buchungsbelege, Rechnungen und Handelsbooks wurde auf 8 Jahre reduziert. Diese Aenderung gilt ab sofort fuer neu entstehende Dokumente.
Wichtig: Dokumente, die unter dem alten 10-Jahres-Regime entstanden sind, muessen weiterhin die zum Zeitpunkt ihrer Entstehung geltende Frist einhalten. Unternehmen sollten ihre Loeschrichtlinien entsprechend anpassen, um einerseits keine Dokumente zu frueh zu vernichten und andererseits keine unnoetig langen Aufbewahrungszeiten zu verursachen.
Originalformat muss unveraendert archiviert werden
Die GoBD-Aenderung bekraeftigt das sogenannte Ursprungsformatgebot: Elektronische Rechnungen muessen im Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter strengen Bedingungen zulaessig:
- Das Originalformat muss zusaetzlich aufbewahrt werden
- Die Konvertierung muss dokumentiert sein
- Die inhaltliche Identitaet von Original und Konvertierungsergebnis muss nachweisbar sein
Bussgelder bis zu 5.000 EUR pro Verstoss
Verstostsse gegen GoBD-Anforderungen koennen zu Schaetzungen des Finanzamts fuehren und Bussgelder von bis zu 5.000 EUR pro Verstoss nach sich ziehen. In schwerwiegenden Faellen drohen zusaetzlich Steuernachzahlungen durch Hinzuschaetzung.
Wie Arhivix hilft
Arhivix extrahiert automatisch die XML-Komponente aus hybriden Formaten wie ZUGFeRD und archiviert sie unveraendert gemaess den neuen GoBD-Anforderungen. Alle Dokumente werden mit AES-256-Verschluesselung gespeichert und auf der AWS S3-Infrastruktur mit automatischen georedundanten Kopien abgelegt. Jeder Zugriff, jede Aktion und jede Konfigurationsaenderung wird in einem unveraenderlichen Audit-Trail protokolliert, der im Falle einer Betriebspruefung als lueckenloser Nachweis dient.
