Warum Dokumentenbenachrichtigungen automatisieren?
Im Geschäftsalltag muss Ihr Team wissen, wann ein Dokument archiviert, eine Rechnung erstellt oder eine Datei hochgeladen wird. Anstatt manuell E-Mails zu senden, erledigen Arhivix-Automatisierungen das für Sie — automatisch, zuverlässig und mit voller Zugriffskontrolle.
Auslöser — Wann wird die Automatisierung aktiviert?
Der Auslöser definiert, welches Ereignis die automatische Benachrichtigung startet. Arhivix unterstützt 8 Auslösertypen:
Wann welchen Auslöser verwenden?
- Dokument archiviert — Team benachrichtigen, wenn ein neuer Vertrag oder eine Akte archiviert wird
- Datei hochgeladen — Buchhalter automatisch benachrichtigen, wenn ein Kunde eine Rechnung hochlädt
- Rechnung erstellt / genehmigt / abgelehnt / storniert — den gesamten Rechnungszyklus ohne manuelle Nachverfolgung überwachen
- Lieferschein erstellt — Logistik weiß sofort, wenn Ware versandbereit ist
Umfang — Für welche Dokumente gilt es?
Der Umfang ermöglicht es, den Auslöser auf bestimmte Dokumentkategorien einzuschränken:
Empfänger und Freigabeeinstellungen
Wählen Sie Kontakte oder Gruppen aus, die das Dokument erhalten, wenn der Auslöser aktiviert wird. Kontrollieren Sie den Zugriff mit Download-Berechtigungen, Wasserzeichen, Passwortschutz und Ablaufdatum.
Praxisbeispiel: Buchhaltungskanzlei
Eine Buchhaltungskanzlei mit 30 Mandanten richtet eine Automatisierung ein: Auslöser "Datei hochgeladen", Umfang auf Rechnungen beschränkt, Empfänger ist der zuständige Buchhalter. Ergebnis: Der Buchhalter erhält sofort eine E-Mail mit der Rechnung, sobald der Mandant sie hochlädt.
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