Warum E-Mail nicht für Geschäftsdokumente geeignet ist: 7 Probleme
Unternehmen haben Dokumente über E-Mail, Messenger und verschiedene Kanäle verstreut. Warum das ein ernstes Problem ist und wie man es löst.
„Schick es mir per E-Mail": Ein Satz, der Unternehmen Tausende Stunden kostet
Im durchschnittlichen Unternehmen werden Dokumente per E-Mail, Messenger und verschiedenen Kanälen ausgetauscht. Das „funktioniert", bis es nicht mehr funktioniert.
7 Probleme beim Dokumentenversand per E-Mail
- Dokumente gehen im Posteingang verloren: 120+ E-Mails täglich
- Keine Versionskontrolle: welche ist die aktuelle Version?
- Keine Zugriffskontrolle: wer hat es weitergeleitet?
- Begrenzter Speicher: Postfach füllt sich schnell
- Keine Suche in gescannten Dokumenten
- Keine Kategorisierung: alles sind nur „Anhänge"
- Gesetzliche Nicht-Konformität
Die Lösung: Zentrales DMS
- Ein Ort für alle Dokumente
- AI-Suche: Dokument beschreiben, System findet es
- Automatische Klassifizierung
- Kundenportal statt E-Mail-Anhänge
Fazit
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