„Schick es mir per E-Mail" — Ein Satz, der Unternehmen Tausende Stunden kostet
Im durchschnittlichen Unternehmen werden Dokumente per E-Mail, Messenger und verschiedenen Kanälen ausgetauscht. Das „funktioniert" — bis es nicht mehr funktioniert.
7 Probleme beim Dokumentenversand per E-Mail
- Dokumente gehen im Posteingang verloren — 120+ E-Mails täglich
- Keine Versionskontrolle — welche ist die aktuelle Version?
- Keine Zugriffskontrolle — wer hat es weitergeleitet?
- Begrenzter Speicher — Postfach füllt sich schnell
- Keine Suche in gescannten Dokumenten
- Keine Kategorisierung — alles sind nur „Anhänge"
- Gesetzliche Nicht-Konformität
Die Lösung: Zentrales DMS
- Ein Ort für alle Dokumente
- AI-Suche — Dokument beschreiben, System findet es
- Automatische Klassifizierung
- Kundenportal statt E-Mail-Anhänge
Fazit
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