Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung betrifft Paragraf 257 Absatz 1 Nummer 4 Handelsgesetzbuch sowie die entsprechenden steuerlichen Vorschriften der Abgabenordnung und gilt grundsätzlich für Unterlagen, deren bisherige zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen greift die neue Regelung erst ab 2026, da für diese Branchen eine längere Übergangszeit vorgesehen wurde. Wer 2026 Belege vernichtet, muss deshalb genau prüfen, ob die alte oder die neue Frist anzuwenden ist.
Zwei Fristen statt einer einheitlichen Regel
Die Verkürzung gilt ausdrücklich nur für Buchungsbelege wie Rechnungen, Kassenbelege, Bankbelege und Lohn- und Gehaltslisten. Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, das Hauptbuch, Inventare und Organisationsunterlagen bleibt es bei zehn Jahren. In der Praxis wurden beide Kategorien bislang häufig gemeinsam archiviert und gemeinsam entsorgt, weil die Fristen parallel liefen. Das ist seit 2026 nicht mehr möglich, ohne Unterlagen zu früh zu vernichten, die noch aufbewahrt werden müssten.
| Unterlagenart | Frist bis 2024 | Frist ab 2025/2026 |
|---|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge) | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Handelsbriefe, Geschäftskorrespondenz | 6 Jahre | 6 Jahre (unverändert) |
| Jahresabschlüsse, Inventare, Hauptbuch | 10 Jahre | 10 Jahre (unverändert) |
| Buchungsbelege bei Banken und Versicherern | 10 Jahre | 8 Jahre erst ab 2026 |
Die reformierte GoBD wirkt seit 2026 in voller Breite
Parallel zur Fristverkürzung hat das Bundesfinanzministerium am 14. Juli 2025 eine überarbeitete Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) veröffentlicht. Diese Neufassung entfaltet in der laufenden Buchhaltung 2026 und beim Jahresabschluss ihre volle Wirkung. Inhaltlich verschärft sie vor allem die Anforderungen an digitale Prozesse: Belege müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit maschinell auswertbar gespeichert werden, jede nachträgliche Änderung ist zu protokollieren. Ein Ausdruck der elektronischen Originalbelege mit anschließender Löschung der digitalen Datei gilt weiterhin ausdrücklich nicht als ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Neu ist zudem die klare Einordnung elektronischer Rechnungen in die GoBD-Systematik. Wer ein Fakturierungssystem einsetzt, das E-Rechnungen strukturiert verarbeitet und archiviert, braucht dafür keine zusätzliche PDF-Kopie oder einen Papierausdruck mehr anzulegen. Für Betriebsprüfungen bedeutet das im Umkehrschluss, dass Finanzämter bei fehlender revisionssicherer Speicherung strenger nachfragen als bisher. Wird die ordnungsgemäße Buchführung nicht nachgewiesen, kann das Finanzamt gemäß Paragraf 162 Abgabenordnung Besteuerungsgrundlagen schätzen, und bei Verstößen gegen die elektronischen Aufzeichnungspflichten kann nach Paragraf 146 Abgabenordnung ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro festgesetzt werden.
E-Rechnung: Die letzte Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026
Für Unternehmen, die noch nicht vollständig auf strukturierte E-Rechnungen umgestellt haben, rücken 2026 zwei Termine ins Zentrum. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen im B2B-Bereich noch als Papier oder einfache PDF versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu versenden. Kleinere Unternehmen und Selbstständige erhalten eine verlängerte Frist bis Ende 2027, bevor ab dem 1. Januar 2028 die E-Rechnungspflicht flächendeckend gilt. Da 2026 als Vorjahr für die Umsatzschwelle maßgeblich ist, müssen Unternehmen bereits jetzt ihren Jahresumsatz im Blick behalten, um zu wissen, ob sie zum Stichtag betroffen sind.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht ohnehin bereits seit dem 1. Januar 2025 für praktisch alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz. Wer eingehende E-Rechnungen nicht empfangen und maschinenlesbar archivieren kann, riskiert Verzögerungen beim Vorsteuerabzug und Reibung mit Lieferanten, die ihrerseits fristgerecht umgestellt haben.
Das Löschkonzept nach DSGVO muss mitgezogen werden
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist hat einen datenschutzrechtlichen Nebeneffekt, der in vielen Unternehmen bislang unterschätzt wird. Nach Artikel 5 und 17 der Datenschutz-Grundverordnung dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck noch erforderlich ist. Wenn die handelsrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen nach acht statt zehn Jahren endet, entfällt zugleich die Rechtsgrundlage, personenbezogene Daten in diesen Belegen länger zu speichern. Löschkonzepte, Aktenpläne und Aufbewahrungsfristenkataloge, die noch auf der alten Zehnjahresfrist basieren, müssen deshalb 2026 überarbeitet werden, sonst drohen unzulässige Speicherungen, die von Aufsichtsbehörden als DSGVO-Verstoß geahndet werden können.
Konkrete Schritte für 2026
- Aktenplan und Aufbewahrungsfristenkatalog prüfen und zwischen Buchungsbelegen (8 Jahre) und Jahresabschlüssen (10 Jahre) klar trennen
- Vernichtungsfristen für Banken und Versicherungen gesondert berücksichtigen, da hier die Achtjahresfrist erst 2026 beginnt
- Archivierungssystem auf GoBD-konforme, unveränderbare Speicherung nach der Fassung vom 14. Juli 2025 prüfen
- Jahresumsatz 2026 im Blick behalten, um die 800.000-Euro-Schwelle für die E-Rechnungspflicht ab 2027 rechtzeitig zu erkennen
- Löschkonzept nach DSGVO an die verkürzten Fristen anpassen, um doppelte Rechtsverstöße zu vermeiden
Wer diese Punkte 2026 nicht abarbeitet, riskiert nicht nur formale Beanstandungen bei der nächsten Betriebsprüfung, sondern auch handfeste finanzielle Folgen durch Schätzungen, Verzögerungsgeld oder datenschutzrechtliche Sanktionen.
