Dropbox: Od cloud skladišta do poslovnog alata?
Dropbox je bio pionir cloud skladištenja. Milioni korisnika koriste ga za sinhronizaciju fajlova između uređaja i deljenje sa kolegama. Dropbox Business i Dropbox Advanced dodali su timske funkcije, ali osnovna arhitektura ostaje ista — to je skladište fajlova, ne sistem za upravljanje dokumentima.
Za firme koje imaju zakonske obaveze čuvanja dokumentacije, regulatorne zahteve ili veliki obim dokumenata, Dropbox jednostavno nije dovoljan.
8 ograničenja Dropbox-a za poslovnu upotrebu
1. Nema klasifikaciju dokumenata
Dropbox čuva fajlove u folderima — isto kao lokalni hard disk, samo u cloud-u. Ne razlikuje fakturu od ugovora, otpremnicu od ponude. DMS automatski klasifikuje dokumente prema tipu, klijentu, datumu i kategoriji — bez ručnog sortiranja.
2. Pretraga je ograničena na ime fajla
Dropbox Professional ima pametnu pretragu, ali ona radi samo za određene formate. Za skenirane PDF-ove, slike faktura i fotografije dokumenata — pretraga ne radi. DMS sa OCR tehnologijom i AI pretragom pronalazi tekst unutar svakog dokumenta, čak i u skenovima loše kvalitete.
3. Nema rokove čuvanja dokumentacije
Dropbox ne zna da se faktura čuva 10 godina, a ugovor o radu trajno. Nema automatsko upozorenje kad rok ističe, nema zakonsku kategorizaciju. DMS automatski prati rokove čuvanja prema Zakonu o arhivskoj građi i drugim propisima.
4. Kontrola pristupa je previše jednostavna
Dropbox ima deljenje po folderu i fajlu, ali za firmu sa više odeljenja to brzo postaje haos. Ko ima pristup čemu? Šta ako zaposleni ode? DMS ima role-based pristup — definišete uloge (računovođa, direktor, magacioner) i pristup se automatski dodeljuje.
5. Nema workflow za odobrenja
Kad direktor treba da odobri nabavku, u Dropbox-u šaljete link na Viber i čekate. DMS ima ugrađene workflow-e — dokument automatski ide na odobrenje odgovornoj osobi, sa notifikacijom, rokom i eskalacijom ako ne reaguje.
6. Nema elektronski potpis
Dropbox je kupio HelloSign (sada Dropbox Sign), ali to je poseban proizvod sa posebnom pretplatom. DMS ima e-potpis integrisan u tok rada — potpišete dokument direktno iz sistema, bez prebacivanja između alata.
7. Nema arhivsku knjigu
Za firme u Srbiji, arhivska knjiga je zakonska obaveza. Dropbox ne zna šta je arhivska knjiga, ne generiše je automatski i ne povezuje dokumente sa evidencijom. DMS automatski generiše i održava arhivsku knjigu u skladu sa propisima.
8. Sinhronizacija stvara probleme sa verzijama
Dropbox je dizajniran za sinhronizaciju — ali kad dva zaposlena istovremeno menjaju isti fajl, nastaju konflikti. Dropbox pravi kopije sa sufiksom "(1)", "(2)" i nastaje haos. DMS ima kontrolu verzija sa check-in/check-out — samo jedna osoba može da menja dokument u isto vreme.
Dropbox vs DMS: Tabelarno poređenje
| Funkcija | Dropbox Business | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Klasifikacija dokumenata | Ručna (folderi) | Automatska (AI) |
| Pretraga PDF/skenova | Ograničena | OCR + AI pretraga |
| Rokovi čuvanja | Ne | Automatski |
| Kontrola pristupa | Po folderu/fajlu | Role-based (RBAC) |
| Workflow odobrenja | Ne | Da, sa eskalacijom |
| Elektronski potpis | Poseban proizvod | Integrisan |
| Arhivska knjiga | Ne | Automatska |
| Audit trail | Osnovan | Detaljan |
Kad je Dropbox dovoljan?
Dropbox je odličan alat za:
- Freelancere i male timove koji dele fajlove
- Kreativne agencije koje razmenjuju velike fajlove (video, dizajn)
- Ličnu upotrebu — sinhronizacija fotografija i dokumenata
Ali za firme koje imaju zakonske obaveze, veliki obim dokumenata ili potrebu za automatizacijom — Dropbox nije rešenje.
Kako preći sa Dropbox-a na DMS?
- Napravite popis dokumenata — šta imate u Dropbox-u i šta treba da se čuva
- Definišite kategorizaciju — fakture, ugovori, kadrovska dokumentacija
- Migrirajte postepeno — počnite sa najkritičnijim dokumentima
- Automatizujte od prvog dana — pustite AI da klasifikuje nove dokumente
Zaključak
Dropbox je odličan za ono za šta je napravljen — deljenje i sinhronizaciju fajlova. Ali kad vam trebaju klasifikacija, rokovi čuvanja, e-potpis, workflow i arhivska knjiga — potreban vam je DMS.
Arhivix kombinuje jednostavnost Dropbox-a sa moći pravog DMS sistema — sve što vam treba za usklađenost sa zakonom i efikasno upravljanje dokumentima.
