Problem: Dokumenti su u kancelariji, a vi ste na terenu
Vozač treba otpremnicu — ali je u magacinu. Gradilišni inženjer treba projekat — ali je na serveru u kancelariji. Serviser treba servisni nalog — ali je u papirnoj fascikli kod šefa.
Rezultat? Dokumenti se štampaju, fotokopiraju, šalju Viberom u lošem kvalitetu, ili se jednostavno — ide bez njih. Sve ovo košta vreme, novac i profesionalnost.
Koje industrije imaju ovaj problem?
Logistika i transport
- Otpremnice se popunjavaju ručno na papiru
- CMR dokumenti se gube u kamionima
- Potvrda isporuke — potpis na papiru koji se zalepi negde
- Vozač nema pristup fakturi koju klijent traži
Građevina
- Projekti, dozvole i ugovori su u kancelariji
- Dnevnik radova se vodi na papiru
- Fotografije sa gradilišta se šalju Viberom — bez organizacije
- Inspekcija na gradilištu traži dokument — „moram da pozovem kancelariju"
Servisne firme
- Servisni nalozi na papiru koji se gube
- Istorija servisa nedostupna na terenu
- Fotografije pre/posle servisa — neorganizovane na telefonu
- Klijent traži izveštaj — „poslaćemo vam sutra"
Rešenje: DMS sa mobilnom aplikacijom
Mobilna DMS aplikacija transformiše rad na terenu:
1. Pristup svim dokumentima sa telefona
Otpremnica, ugovor, projekat — sve dostupno jednim tapom. Nema štampanja, nema zvanja kancelarije, nema „nemam pristup sa terena".
2. Kreiranje dokumenata na licu mesta
Otpremnica se kreira digitalno u aplikaciji. Servisni nalog se popunjava na telefonu. Dnevnik radova se vodi sa fotografijama — sve automatski sačuvano u DMS.
3. E-potpis na terenu
Klijent potpisuje otpremnicu na telefonu. Vozač potvrđuje isporuku digitalno. Nema papira, nema naknadnog skeniranja, nema izgubljenih potpisa.
4. Fotografije povezane sa dokumentima
Slikate robu prilikom isporuke? Stanje na gradilištu? Pre/posle servis? Slike se automatski vezuju za odgovarajući dokument u DMS-u — organizovano, pretraživo, trajno.
5. Offline pristup
Na gradilištu bez interneta? U tunelu bez signala? DMS aplikacija čuva ključne dokumente lokalno i sinhronizuje čim se veza uspostavi.
Praktični primeri
Primer 1: Transport firme
Vozač kreira e-otpremnicu u aplikaciji → klijent potpisuje na telefonu → fotografija robe se prilaže → sve automatski u DMS-u i u SEF sistemu → računovođa vidi odmah.
Primer 2: Građevinska firma
Inženjer na gradilištu otvara DMS → pristupa projektu i dozvolama → fotografiše dnevni napredak → dodaje u dnevnik radova → šef u kancelariji vidi u realnom vremenu.
Zaključak
Terenski rad ne znači rad bez dokumenata. Sa mobilnom DMS aplikacijom, svaki zaposleni na terenu ima pristup svemu što mu treba i može da kreira dokumente bez papira.
Arhivix ima mobilnu aplikaciju za teren — otpremnice, e-potpis, fotografije i pristup svim dokumentima. Vozači, inženjeri i serviseri rade brže i profesionalnije. Probajte besplatno.
