Izazovi dokumentacije u advokaturi
Advokatska kancelarija prosečne veličine upravlja sa stotinama aktivnih predmeta istovremeno. Svaki predmet sadrži tužbe, podneske, ugovore, punomoćja, dokaze, korespondenciju sa sudom i klijentima. Sve to se množi sa godinama rada.
Tradicionalni pristup — papirne fascikle u ormarima — postaje neodrživ čim kancelarija preraste 2-3 advokata. Dokumenti se gube, rokovi se propuštaju, klijenti čekaju.
Kako DMS rešava probleme advokata
1. Organizacija po predmetima
Svaki predmet ima svoj digitalni folder sa svim dokumentima. Novi podnesak? Dodajte ga u predmet jednim klikom. Pretraga po broju predmeta, klijentu ili tipu dokumenta — za 3 sekunde.
2. Praćenje rokova
Sudski rokovi su neprikosnoveni. DMS automatski podseća na rokove za podnošenje tužbi, žalbi, odgovora. Obaveštenja 30, 15 i 7 dana pre isteka. Nikad više propušten rok.
3. Siguran pristup za klijente
Klijentski portal omogućava klijentima da bezbedno pregledaju svoja dokumenta bez razmene mejlova sa prilozima. Svaki klijent vidi samo svoje predmete.
4. Audit trail za sudske sporove
Svaki pristup dokumentu se beleži — ko je pristupio, kada, šta je promenio. Ovo je ključno za dokazivanje integriteta dokumenata na sudu.
Poređenje: Papir vs DMS za advokaturu
| Funkcija | Papirna kancelarija | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Pretraga predmeta | Ručno traženje u ormanima | AI pretraga za 3 sekunde |
| Praćenje rokova | Rokovnik na papiru | Automatska obaveštenja |
| Pristup klijentima | Mejl sa prilozima | Siguran klijentski portal |
| Arhiviranje | Fascikle u podrumu | Digitalni arhiv sa rokovima čuvanja |
| Backup | Nema | Automatski, šifrovan, georedundantan |
Zaključak
Arhivix je DMS dizajniran za profesionalce koji rade sa velikom količinom dokumenata. Organizacija po predmetima, praćenje rokova, klijentski portal i kompletna zakonska usklađenost. Probajte besplatno.
