Kaj je arhivska knjiga in zakaj je obvezna?
Arhivska knjiga je zakonsko predpisan register, v katerega mora vsaka pravna oseba in podjetnik v Srbiji vpisati ves dokumentarni material (registraturski material), ki nastane med poslovanjem. V skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020) mora vsako podjetje voditi arhivsko knjigo in jo oddati pristojnemu arhivu do 30. aprila za preteklo leto.
Mnoga podjetja se te obveznosti ne zavedajo ali jo ignorirajo -- dokler ne pride arhivska inspekcija. Globe za pravne osebe lahko dosezejo 2.000.000 RSD.
Katere stolpce vsebuje arhivska knjiga?
Obrazec arhivske knjige vsebuje naslednje stolpce:
| Stolpec | Opis | Primer |
|---|---|---|
| Zaporedna stevilka | Neprekinjena stevilka vpisa, prenasa se iz leta v leto | 1, 2, 3... |
| Datum vpisa | Datum, ko je vpis evidentiran | 15.01.2026 |
| Leto nastanka | Leto, ko je dokumentacija nastala | 2025 |
| Klasifikacijska oznaka | Koda iz vasega seznama kategorij | 04-02 |
| Vsebina (opis) | Kratek opis kategorije dokumentacije | Izdani racuni |
| Kolicina | Stevilo map, skatel ali MB (za elektronsko) | 3 mape |
| Rok hrambe | Obdobje hrambe po seznamu kategorij | 10 let |
| Lokacija | Kje je dokumentacija fizicno/digitalno shranjena | Polica 3, arhivski prostor |
| Opombe | Dodatne informacije (uniceno, oddano arhivu itd.) | -- |
Korak za korakom: Kako izpolniti arhivsko knjigo
Korak 1: Pripravite seznam kategorij
Preden zacnete z izpolnjevanjem, morate imeti sprejet Seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe. Ta dokument doloca vse vrste dokumentacije v vasem podjetju in kako dolgo je treba vsako vrsto hraniti. Seznam mora odobriti pristojni arhiv.
Korak 2: Zberite vso dokumentacijo za leto
Naredite popis vse dokumentacije, ki je nastala ali bila prejeta med letom:
- Racuni (prejeti in izdani)
- Pogodbe
- Kadrovska dokumentacija
- Letni izkazi
- Davcna dokumentacija
- Splosna korespondenca
- Tehnicna dokumentacija
Korak 3: Razvrstite dokumentacijo
Vsak dokument uvrstite v ustrezno kategorijo po vasem seznamu kategorij. Vsaka kategorija dobi svojo klasifikacijsko oznako.
Korak 4: Izpolnite stolpce
Za vsako kategorijo dokumentacije vnesite podatke v arhivsko knjigo. Zaporedna stevilka se nadaljuje iz prejsnjega leta -- vsako leto ne zacnete od 1.
Korak 5: Podpisite in oddajte
Arhivsko knjigo podpise oseba, odgovorna za zascito registraturskega materiala. Oddaja se pristojnemu krajevnemu arhivu (npr. Zgodovinski arhiv Beograda za beograjska podjetja) do 30. aprila.
Najpogostejse napake
- Zacetek zaporedne stevilke od 1 vsako leto -- Stevilka je neprekinjena, prenasa se iz prejsnjega leta
- Ni seznama kategorij -- Brez odobrenega seznama arhivska knjiga nima podlage
- Izpust elektronske dokumentacije -- E-racuni, elektronska posta in digitalne pogodbe morajo biti prav tako evidentirani
- Netocne kolicine -- Natancno navedite stevilo map/skatel ali megabajtov
- Retroaktivno izpolnjevanje v zadnjem trenutku -- Knjigo vzdrzujte skozi vse leto, ne sele pred rokom
Elektronska ali papirna arhivska knjiga?
Zakon dopusca vodenje arhivske knjige v elektronski obliki. To je veliko bolj prakticno, ker omogoca:
- Samodejno generiranje zaporednih stevilk
- Iskanje po kateremkoli polju
- Izvoz v PDF ali Excel za oddajo arhivu
- Integracijo z DMS sistemi za samodejno izpolnjevanje
Arhivix samodejno generira arhivsko knjigo na podlagi dokumentov, ki jih nalozite v sistem. Namesto rocnega izpolnjevanja sistem sledi vsakemu dokumentu in ob koncu leta -- arhivska knjiga je pripravljena z enim klikom.
Rok in kazni
Rok za oddajo arhivske knjige pristojnemu arhivu je 30. april tekocega leta za dokumentacijo, nastalo v preteklem koledarskem letu.
Kazni za neoddajo ali netocne evidence:
- Pravne osebe: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Podjetniki: 10.000 -- 500.000 RSD
- Odgovorne osebe: 5.000 -- 150.000 RSD
Zakljucek
Izpolnjevanje arhivske knjige ni zapleteno, ce imate pravo pripravo in orodje. Kljucno je vzdrzevati evidence skozi vse leto, imeti odobren seznam kategorij in ne cakati do zadnjega trenutka.
Z Arhivix se arhivska knjiga generira samodejno. Nalozite dokumente v sistem skozi vse leto in do aprila -- vse je pripravljeno za oddajo. Preizkusite brezplacno.
