Kaj je seznam kategorij registraturskega materiala?
Seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe je obvezen interni dokument, ki ga mora sprejeti vsaka pravna oseba in podjetnik v Srbiji. Vsebuje vse vrste dokumentacije, ki nastajajo med poslovanjem, skupaj z obdobji, kako dolgo je treba vsako vrsto hraniti.
Brez tega dokumenta podjetje ne more zakonito:
- Voditi arhivske knjige
- Uniciti dokumentacijo s pretecenim rokom hrambe
- Organizirati arhiva na predpisan nacin
Pravna podlaga
Obveznost sestave seznama kategorij predpisuje 11. clen Zakona o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020):
"Ustvarjalec in imetnik registraturskega materiala in arhivskega gradiva je dolzan sprejeti seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe, s predhodnim soglasjem pristojnega arhiva."
To pomeni, da seznam ne sme le obstajati, temvec mora biti odobren s strani pristojnega krajevnega arhiva.
Kako izgleda seznam kategorij?
Seznam je obicajno organiziran v obliki tabele:
| Klasifikacijska oznaka | Ime kategorije | Rok hrambe |
|---|---|---|
| 01 | Ustanovitvena dokumentacija (statut, sklep o registraciji) | Trajno |
| 02 | Normativni akti (pravilniki, sklepi, odredbe) | Trajno |
| 03 | Kadrovska dokumentacija (pogodbe o zaposlitvi, sklepi) | Trajno |
| 04-01 | Letni izkazi (bilanca, izkaz poslovnega izida) | Trajno |
| 04-02 | Izdani racuni | 10 let |
| 04-03 | Prejeti racuni | 10 let |
| 05 | Davcna dokumentacija (napovedi, odlocbe) | 5 let |
| 06 | Racunovodski dokumenti (temeljnice, izpiski) | 5 let |
| 07 | Poslovne pogodbe (s strankami, dobavitelji) | 10 let po preteku |
| 08 | Splosna poslovna korespondenca | 2 leti |
| 09 | Tehnicna dokumentacija | Trajno |
| 10 | Dokumentacija o varnosti in zdravju pri delu | 40 let |
To je le primer -- vas seznam mora odrazati dejanske vrste dokumentacije, ki nastajajo v vasem podjetju.
Kako sestaviti seznam kategorij: korak za korakom
1. Identificirajte vse vrste dokumentov
Preglejte vse sektorje in oddelke. Vprasajte zaposlene, katere dokumente ustvarjajo ali prejemajo. Ne pozabite na elektronsko dokumentacijo -- e-racune, elektronsko posto, digitalne pogodbe.
2. Dolocite roke hrambe
Za vsako vrsto dokumenta dolocite rok hrambe na podlagi:
- Zakonskih zahtev (Zakon o racunovodstvu, Zakon o delovnih razmerjih, davcni zakoni)
- Notranjih poslovnih potreb
- Priporocil pristojnega arhiva
3. Organizirajte v klasifikacijski sistem
Vsaki kategoriji dodelite klasifikacijsko oznako. Uporabite stevilcni sistem, ki je logicen in enostaven za uporabo.
4. Sprejmite z internim sklepom
Direktor ali pooblascena oseba izda Sklep o sprejetju seznama kategorij.
5. Oddajte pristojnemu arhivu v odobritev
Posljite seznam pristojnemu krajevnemu arhivu. Arhiv lahko seznam odobri ali zahteva spremembe. Sele ob prejemu odobritve seznam postane veljaven.
Pogoste tezave
- Genericni seznami, kopirani z interneta -- Vsako podjetje mora imeti seznam, prilagojen svoji dejavnosti
- Izpust elektronskih dokumentov -- E-racuni, elektronske pogodbe in digitalna korespondenca morajo biti vkljuceni
- Neazuriranje ob spremembi dejavnosti -- Ce podjetje razsiri ali spremeni dejavnost, je treba seznam posodobiti
- Brez odobritve arhiva -- Seznam brez odobritve nima pravne moci
