Kaj je seznam kategorij registraturskega materiala?
Seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe je obvezen interni dokument, ki ga mora sprejeti vsaka pravna oseba in podjetnik v Srbiji. Vsebuje vse vrste dokumentacije, ki nastajajo med poslovanjem, skupaj z obdobji, kako dolgo je treba vsako vrsto hraniti.
Brez tega dokumenta podjetje ne more zakonito:
- Voditi arhivske knjige
- Uniciti dokumentacijo s pretecenim rokom hrambe
- Organizirati arhiva na predpisan nacin
Pravna podlaga
Obveznost sestave seznama kategorij predpisuje 11. clen Zakona o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020):
"Ustvarjalec in imetnik registraturskega materiala in arhivskega gradiva je dolzan sprejeti seznam kategorij registraturskega materiala z roki hrambe, s predhodnim soglasjem pristojnega arhiva."
To pomeni, da seznam ne sme le obstajati, temvec mora biti odobren s strani pristojnega krajevnega arhiva.
Kako izgleda seznam kategorij?
Seznam je obicajno organiziran v obliki tabele:
| Klasifikacijska oznaka | Ime kategorije | Rok hrambe |
|---|---|---|
| 01 | Ustanovitvena dokumentacija (statut, sklep o registraciji) | Trajno |
| 02 | Normativni akti (pravilniki, sklepi, odredbe) | Trajno |
| 03 | Kadrovska dokumentacija (pogodbe o zaposlitvi, sklepi) | Trajno |
| 04-01 | Letni izkazi (bilanca, izkaz poslovnega izida) | Trajno |
| 04-02 | Izdani racuni | 10 let |
| 04-03 | Prejeti racuni | 10 let |
| 05 | Davcna dokumentacija (napovedi, odlocbe) | 5 let |
| 06 | Racunovodski dokumenti (temeljnice, izpiski) | 5 let |
| 07 | Poslovne pogodbe (s strankami, dobavitelji) | 10 let po preteku |
| 08 | Splosna poslovna korespondenca | 2 leti |
| 09 | Tehnicna dokumentacija | Trajno |
| 10 | Dokumentacija o varnosti in zdravju pri delu | 40 let |
To je le primer -- vas seznam mora odrazati dejanske vrste dokumentacije, ki nastajajo v vasem podjetju.
Kako sestaviti seznam kategorij: korak za korakom
1. Identificirajte vse vrste dokumentov
Preglejte vse sektorje in oddelke. Vprasajte zaposlene, katere dokumente ustvarjajo ali prejemajo. Ne pozabite na elektronsko dokumentacijo -- e-racune, elektronsko posto, digitalne pogodbe.
2. Dolocite roke hrambe
Za vsako vrsto dokumenta dolocite rok hrambe na podlagi:
- Zakonskih zahtev (Zakon o racunovodstvu, Zakon o delovnih razmerjih, davcni zakoni)
- Notranjih poslovnih potreb
- Priporocil pristojnega arhiva
3. Organizirajte v klasifikacijski sistem
Vsaki kategoriji dodelite klasifikacijsko oznako. Uporabite stevilcni sistem, ki je logicen in enostaven za uporabo.
4. Sprejmite z internim sklepom
Direktor ali pooblascena oseba izda Sklep o sprejetju seznama kategorij.
5. Oddajte pristojnemu arhivu v odobritev
Posljite seznam pristojnemu krajevnemu arhivu. Arhiv lahko seznam odobri ali zahteva spremembe. Sele ob prejemu odobritve seznam postane veljaven.
Pogoste tezave
- Genericni seznami, kopirani z interneta -- Vsako podjetje mora imeti seznam, prilagojen svoji dejavnosti
- Izpust elektronskih dokumentov -- E-racuni, elektronske pogodbe in digitalna korespondenca morajo biti vkljuceni
- Neazuriranje ob spremembi dejavnosti -- Ce podjetje razsiri ali spremeni dejavnost, je treba seznam posodobiti
- Brez odobritve arhiva -- Seznam brez odobritve nima pravne moci
Kako pomaga Arhivix
Arhivix samodejno kategorizira dokumente v skladu z vasim seznamom kategorij takoj, ko jih nalozite. Roki hrambe se sledijo samodejno, sistem pa vas obvesti, ko dokumentacija pretece in ko je cas za oddajo zahtevka za unicenje.
Nehajte rocno voditi evidence. Pustite, da Arhivix to naredi namesto vas -- samodejno, natancno in v skladu z zakonom.
