Zakaj je pomembno poznati roke hrambe racunov?
Racuni so najpogostejsa vrsta poslovne dokumentacije. Vsako podjetje jih izdaja in prejema -- dnevno, tedensko, mesecno. Toda kako dolgo jih morate hraniti? Odgovor je odvisen od tega, ali ste zavezanec za DDV, v katerem sektorju delujete in za katero vrsto racuna gre.
Napacno obdobje vas lahko stane -- bodisi zato, ker ste predcasno unicili dokument, ki ga potrebujete za davcni pregled, bodisi zato, ker hranite tone nepotrebnega papirja.
Roki hrambe po zakonih
Zakon o racunovodstvu (9. clen)
V skladu z Zakonom o racunovodstvu ("Uradni glasnik RS", st. 73/2019) je treba racunovodske dokumente (vkljucno z racuni) hraniti najmanj 5 let od zadnjega dne poslovnega leta, na katerega se nanasajo.
Zakon o DDV
Za zavezance za DDV je treba racune hraniti 10 let od konca koledarskega leta, na katerega se nanasajo. To je dlje kot splosno racunovodsko obdobje.
Zakon o elektronskem fakturiranju
Elektronske racune, izdane prek sistema SEF, je treba hraniti:
- 10 let za zavezance za DDV
- 5 let za subjekte izven sistema DDV
Sistem SEF sam hrani racune v centralnem registru, toda to podjetja ne razresuje obveznosti vodenja lastnih evidenc.
Pregled rokov hrambe po vrsti racuna
| Vrsta racuna | Rok hrambe | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Izdani racuni (zavezanec za DDV) | 10 let | Zakon o DDV |
| Prejeti racuni (zavezanec za DDV) | 10 let | Zakon o DDV |
| Racuni (nezavezanec za DDV) | 5 let | Zakon o racunovodstvu |
| E-racuni prek SEF (DDV) | 10 let | Zakon o e-fakturiranju |
| E-racuni prek SEF (brez DDV) | 5 let | Zakon o e-fakturiranju |
| Predracuni | 10 let | Zakon o DDV |
| Dobropisi/bremepisi | 10 let | Zakon o DDV |
Papirni ali elektronski racun -- ali se obdobje razlikuje?
Ne. Rok hrambe je enak ne glede na obliko. Papirni racun, PDF, XML -- vsi se hranijo enako dolgo. Razlika je v nacinu hrambe:
- Papirni racuni: fizicna hramba v registratorjih/skatlah
- Elektronski racuni: digitalna hramba z zagotovljeno celovitostjo in pristnostjo
Ce ste digitalizirali (skenirali) papirne racune, morate originale se vedno hraniti, razen ce izpolnjujete pogoje za zamenjavo originalov z digitalnimi kopijami.
Prakticni nasveti za hrambo racunov
- Organizirajte po letu in vrsti -- prejeti in izdani loceno, po letih
- Uporabite DMS sistem za elektronske racune -- samodejna kategorizacija in iskanje
- Povezite racune z arhivsko knjigo -- vsako kategorijo racunov je treba evidentirati
- Ne cakajte do konca leta -- organizirajte mesecno ali cetrletno
- Varnostno kopirajte elektronske racune -- najmanj 2 kopiji na razlicnih lokacijah
Kaj se zgodi po preteku obdobja?
Ko rok hrambe racunov pretece, jih ne smete preprosto izbrisati. Morate:
- Pripraviti seznam racunov za unicenje
- Oddati zahtevo pristojnemu arhivu za odobritev
- Pocakati na pisno odobritev
- Uniciti dokumentacijo in sestaviti zapisnik
Zakljucek
Rok hrambe racunov v Srbiji je 5 ali 10 let, odvisno od statusa DDV. Ne dovolite, da vas to zmede -- kljucen je sistematicen pristop in pravo orodje.
Arhivix samodejno sledi rokom hrambe za vsak racun, vas obvesti, ko pretecejo, in vam pomaga izvesti zakoniti postopek unicenja. Vse na enem mestu.
