O que e o arquivo em outsourcing?
O arquivo em outsourcing significa que uma empresa especializada assume por si o ciclo completo de gestao da documentacao corrente e arquivistica: desde a recolha do papel nos seus escritorios, passando pela classificacao, inventario, digitalizacao e conservacao, ate a eliminacao do material cujo prazo expirou e a entrega do material historico ao Arquivo Nacional Torre do Tombo ou ao arquivo distrital competente. Voce continua proprietario dos documentos, mas a responsabilidade fisica e juridica pelo correto tratamento e assumida pelo prestador.
O conceito e frequentemente confundido com o simples armazenamento (so guardar caixas num armazem) e com a digitalizacao (so digitalizar). O verdadeiro servico de arquivo abrange ambos, mais a conformidade juridica: mantem-se um livro de arquivo eletronico, registo de acessos, eliminacoes ao fim dos prazos e uma pista de auditoria completa para cada documento.
Quem precisa de arquivo em outsourcing
- Gabinetes de contabilidade que processam dezenas de clientes, em que cada cliente gera milhares de documentos por ano e tudo deve ser conservado durante 10 anos.
- Sociedades de advogados que trabalham com processos cujas partes se conservam permanentemente.
- Empresas de construcao que acumulam em obra documentacao (livros de obra, certificados, relatorios de ensaio) que a lei exige conservar pelo menos 10 anos apos a conclusao.
- Cadeias de distribuicao e grossistas com centenas de guias de transporte e faturas por mes.
- Estabelecimentos de saude com documentacao clinica cujos prazos de conservacao vao de 15 a 30 anos por doente.
- Todas as empresas em crescimento que ultrapassaram o seu proprio espaco, em que um armazem com caixas se tornou mais caro do que o servico profissional.
Quadro juridico em Portugal
O arquivo em outsourcing em Portugal e regulado por tres normas-chave: o regime juridico dos arquivos publicos e privados sob a tutela da DGLAB (Direcao-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas) (define obrigacoes de produtores e detentores de arquivos), o Codigo Comercial e o Codigo do IVA (estabelecem prazos legais de conservacao), e os regulamentos de arquivo emanados do Conselho Superior de Arquivos. O prestador de servicos de arquivo deve possuir credenciacao da DGLAB para a conservacao de documentacao com valor arquivistico e deve manter o livro de arquivo em nome da sua empresa, mesmo quando a documentacao se encontra fisicamente no prestador.
Importante: a propriedade dos documentos continua a ser sua. O contrato de arquivo em outsourcing e um contrato de prestacao de servicos, nao uma transmissao de propriedade. Isto significa que pode levantar o seu material a qualquer momento, mas tambem que a responsabilidade juridica pelos prazos e acessos cabe a si, enquanto o prestador responde pelas condicoes de conservacao e pela exatidao do registo.
O que esta incluido no servico
- Recolha: deslocacao as suas instalacoes para recolher a documentacao, inventario na entrega, transporte em condicoes controladas.
- Classificacao: distribuicao por categorias segundo o seu plano de classificacao e determinacao de prazos de conservacao.
- Inventario e registo: cada unidade recebe uma cota unica, data de receao, descricao e prazo de conservacao.
- Digitalizacao (opcional): digitalizacao com reconhecimento OCR, indexacao e pesquisa por conteudo.
- Conservacao: em instalacoes que cumprem requisitos (temperatura e humidade controladas, sistema antincendio, controlo de acessos, videovigilancia).
- Acesso a pedido: entrega do documento digitalizado em poucas horas ou do original fisico no prazo definido em contrato.
- Eliminacao: uma vez por ano, proposta de eliminacao do material cujo prazo expirou e tramitacao do procedimento perante a autoridade competente.
- Entrega do material historico: apos 30 anos, o material historico classificado e entregue ao arquivo publico competente segundo procedimento tambem gerido pelo prestador.
Quanto custa e quando compensa
O preco e habitualmente calculado por metro linear de prateleira por ano (orientativamente de 80 a 250 euros por metro, conforme as condicoes), acrescido de uma taxa pela recolha inicial e digitalizacao se solicitada. Para uma empresa com 50 metros lineares de documentacao em papel, o servico anual de conservacao ronda os 5.000 euros.
Calculo de rentabilidade: compare com o custo total da solucao propria: arrendamento do metro quadrado de escritorio convertido em arquivo (Lisboa: 18 a 30 euros por m² por mes; cidades menores: 8 a 15 euros), salario do funcionario que ocasionalmente cuida do arquivo, equipamento (estantes, caixas), seguro, inventario anual, perda de tempo em pesquisas. Para qualquer empresa com mais de 30 m² de arquivo ativo, o arquivo externo sai mais barato e liberta espaco de escritorio para postos de trabalho.
O que o prestador nao pode fazer por si
Antes de assinar o contrato, defina claramente o que continua a ser da sua responsabilidade: a classificacao por categorias deve da primeira vez passar pelo seu plano de classificacao (se nao o tiver, alguns prestadores elaboram-no como servico adicional); a decisao de eliminacao cabe formalmente ao proprietario da documentacao; a documentacao fiscal e judicial em processos em curso deve manter-se acessivel em prazos mais curtos do que o padrao.
Como escolher um prestador: lista de verificacao
- Credenciacao da DGLAB para conservacao de documentacao arquivistica
- Apolice de seguro contra danos, furto e perda de documentacao
- Procedimento escrito de atuacao em caso de incendio, inundacao e incidente cibernetico
- Possibilidade de acesso digital aos documentos (portal web, tempos de resposta)
- Cifragem das digitalizacoes em repouso e em transito (AES-256 minimo)
- Pista de auditoria para cada acesso a um documento
- Referencias no seu setor, sobretudo se tiver prazos especificos (saude, construcao, financas)
- Procedimento de saida claro: se terminar a colaboracao, como e em que prazo recupera o seu material
