O Que E o Regulamento sobre Protecao de Material de Registo?
O Regulamento sobre Protecao de Material de Registo e Materiais de Arquivo e um ato interno que toda a pessoa coletiva e empresario individual na Serbia deve adotar. Este documento define como uma empresa organiza, armazena, protege e gere a sua documentacao -- desde a criacao ate a destruicao ou transferencia para o arquivo.
A obrigacao de adotar o Regulamento e prescrita pelo Artigo 10 da Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020).
Quem Deve Ter Este Regulamento?
- Todas as pessoas coletivas (Lda., SA, empresas publicas)
- Empresarios individuais
- Instituicoes e orgaos governamentais
- Associacoes e fundacoes
- Escolas, hospitais, instituicoes culturais
Essencialmente -- qualquer entidade que crie ou possua documentacao como parte da sua atividade.
O Que Deve Conter o Regulamento?
1. Disposicoes Gerais
Definicao do objeto, base legal, termos (material de registo, materiais de arquivo, marca de classificacao).
2. Metodos de Registo e Classificacao
Como a documentacao e recebida, registada, classificada e ordenada por categorias. Referencia a Lista de Categorias de Material de Registo.
3. Armazenamento e Protecao
- Condicoes de armazenamento (temperatura, humidade, protecao contra incendio)
- Protecao fisica (sala fechada, prateleiras, dossies)
- Protecao digital (copia de seguranca, encriptacao, controlo de acesso)
4. Pessoas Responsaveis
Nomeacao da pessoa responsavel pela protecao do material de registo. A lei exige que cada empresa nomeie formalmente esta pessoa.
5. Periodos de Retencao
Referencia a Lista de Categorias com periodos de retencao.
6. Procedimento de Destruicao
Procedimento para destruicao de documentacao com periodos de retencao expirados -- incluindo a obrigacao de obter aprovacao do arquivo competente.
7. Transferencia de Materiais de Arquivo
Procedimento para transferencia de documentacao de valor permanente para o arquivo competente (obrigatorio apos 30 anos ou no encerramento da empresa).
8. Disposicoes Transitorias e Finais
Data de entrada em vigor, obrigacao de familiarizar os colaboradores com as disposicoes do Regulamento.
Como Adotar o Regulamento
- Redigir o documento com base nos requisitos legais e nas especificidades da sua empresa
- Personaliza-lo a sua atividade -- uma empresa de TI e uma empresa de construcao tem tipos de documentacao diferentes
- O diretor adota o Regulamento por decisao
- Informar os colaboradores sobre as disposicoes do Regulamento
- Conservar o Regulamento e disponibiliza-lo ao arquivo competente quando solicitado
Ligacao com Outras Obrigacoes
O Regulamento faz parte de um sistema mais amplo de protecao documental que inclui:
- Lista de Categorias de Material de Registo -- classificacao e periodos de retencao
- Livro de Arquivo -- registos anuais de documentacao
- Nomeacao de pessoa responsavel -- ato formal
Todos estes documentos juntos formam uma protecao legal completa para a sua documentacao.
Penalizacoes por Nao Ter um Regulamento
Se a inspecao de arquivo determinar que uma empresa nao tem um Regulamento adotado, as penalizacoes sao:
- Pessoas coletivas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Pessoas responsaveis: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusao
O Regulamento sobre Protecao de Material de Registo nao e uma formalidade -- e a base de todo o sistema de gestao documental na sua empresa. Sem ele, todas as outras obrigacoes (livro de arquivo, lista de categorias, destruicao) carecem de enquadramento legal.
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