Porque E Importante Conhecer os Periodos de Retencao de Faturas?
As faturas sao o tipo mais comum de documentacao comercial. Toda a empresa as emite e recebe -- diariamente, semanalmente, mensalmente. Mas durante quanto tempo deve conserva-las? A resposta depende de ser ou nao contribuinte de IVA, em que setor se encontra e que tipo de fatura e.
Errar o periodo pode custar-lhe caro -- quer porque destruiu prematuramente um documento necessario para uma auditoria fiscal, quer porque esta a armazenar toneladas de papel desnecessario.
Periodos de Retencao por Lei
Lei da Contabilidade (Art. 9)
De acordo com a Lei da Contabilidade ("Jornal Oficial da RS", n.o 73/2019), os documentos contabilisticos (incluindo faturas) devem ser conservados durante pelo menos 5 anos a partir do ultimo dia do exercicio a que se referem.
Lei do IVA
Para contribuintes de IVA, as faturas devem ser conservadas durante 10 anos a partir do final do ano civil a que se referem. Isto e mais longo do que o periodo geral de contabilidade.
Lei da Faturacao Eletronica
As faturas eletronicas emitidas atraves do sistema SEF sao conservadas:
- 10 anos para contribuintes de IVA
- 5 anos para entidades fora do sistema de IVA
O proprio sistema SEF armazena faturas num registo central, mas isto nao exime a empresa da sua obrigacao de manter os seus proprios registos.
Visao Geral dos Periodos de Retencao por Tipo de Fatura
| Tipo de Fatura | Periodo de Retencao | Base Legal |
|---|---|---|
| Faturas emitidas (contribuinte de IVA) | 10 anos | Lei do IVA |
| Faturas recebidas (contribuinte de IVA) | 10 anos | Lei do IVA |
| Faturas (nao contribuinte de IVA) | 5 anos | Lei da Contabilidade |
| Faturas eletronicas via SEF (IVA) | 10 anos | Lei da Faturacao Eletronica |
| Faturas eletronicas via SEF (sem IVA) | 5 anos | Lei da Faturacao Eletronica |
| Faturas pro forma | 10 anos | Lei do IVA |
| Notas de credito/debito | 10 anos | Lei do IVA |
Fatura em Papel ou Eletronica -- O Periodo Difere?
Nao. O periodo de retencao e o mesmo independentemente do formato. Fatura em papel, PDF, XML -- todas sao conservadas pelo mesmo periodo. A diferenca esta no metodo de armazenamento:
- Faturas em papel: armazenamento fisico em dossies/caixas
- Faturas eletronicas: armazenamento digital com integridade e autenticidade asseguradas
Se digitalizou (scaneou) faturas em papel, os originais devem continuar a ser conservados a menos que cumpra as condicoes para substituicao de originais por copias digitais.
Dicas Praticas para Armazenamento de Faturas
- Organize por ano e tipo -- recebidas e emitidas separadamente, por ano
- Utilize um sistema DMS para faturas eletronicas -- categorizacao e pesquisa automaticas
- Ligue faturas ao livro de arquivo -- cada categoria de faturas deve ser registada
- Nao espere pelo final do ano -- organize mensal ou trimestralmente
- Faca copias de seguranca das faturas eletronicas -- pelo menos 2 copias em localizacoes diferentes
O Que Acontece Apos o Periodo Expirar?
Quando a retencao de faturas expira, nao pode simplesmente elimina-las. Deve:
- Preparar uma lista de faturas para destruicao
- Submeter um pedido ao arquivo competente para aprovacao
- Aguardar aprovacao escrita
- Destruir a documentacao e criar um auto
Conclusao
O periodo de retencao de faturas na Serbia e de 5 ou 10 anos, dependendo do estatuto de IVA. Nao deixe que isto o confunda -- a chave e uma abordagem sistematica e a ferramenta certa.
O Arhivix rastreia automaticamente os periodos de retencao de cada fatura, notifica-o quando expiram e ajuda-o a conduzir o procedimento legal de destruicao. Tudo num so lugar.
