Quanto Custa Realmente a Procura de Documentos?
Estudos mostram que o colaborador medio gasta 18 minutos a encontrar um unico documento. Durante um dia de trabalho, o trabalhador medio procura 5-8 documentos. Isso sao ate 2,5 horas diarias gastas a procurar, nao a trabalhar.
Numa empresa de 20 pessoas, isso sao 50 horas diarias -- ou 6 dias de trabalho completos por semana -- desperdicados a encontrar documentos que deveriam estar a mao.
Onde Procura os Documentos?
- Ambiente de trabalho do computador -- "talvez tenha guardado aqui"
- Email -- pesquisa por palavras-chave, 200 resultados
- Grupo de mensagens -- a percorrer 3 meses para tras
- Google Drive -- 15 pastas, nao esta em nenhuma
- Pasta partilhada do servidor -- "Quem mudou a estrutura de pastas?!"
- Perguntar a um colega -- "Tens aquela fatura do Marco?"
- Pasta fisica -- encontrada, mas versao errada
A Solucao: Pesquisa de Documentos com IA
Imagine dizer ao sistema: "Encontra-me a fatura da eletricidade de marco de 2025" -- e ele encontra-a em 3 segundos. Sem pastas, sem convencoes de nomes, sem percorrer listas.
- Pesquisa em linguagem natural -- descreva o que procura
- OCR para documentos digitalizados -- ate imagens de faturas tornam-se pesquisaveis
- Etiquetagem automatica -- o sistema reconhece tipo de documento, fornecedor, data
- Resultados em segundos -- nao minutos, nao horas
Quanto Pouparia?
| Dimensao da Empresa | Tempo Perdido Diariamente | Poupanca Anual com DMS |
|---|---|---|
| 5 colaboradores | ~12,5 horas | ~3.000 hrs/ano |
| 10 colaboradores | ~25 horas | ~6.000 hrs/ano |
| 20 colaboradores | ~50 horas | ~12.000 hrs/ano |
Conclusao
Procurar documentos nao e "uma parte normal do trabalho" -- e um sintoma de um mau sistema. Com o DMS certo e pesquisa por IA, 18 minutos tornam-se 3 segundos.
O Arhivix utiliza IA para encontrar qualquer documento em segundos. Descreva o que procura e o sistema faz o resto. Poupe milhares de horas anualmente -- comece gratuitamente.
