Porque a Escolha do DMS E Importante
Um DMS e um sistema que utilizara diariamente, durante anos. A escolha errada significa: frustracao dos colaboradores, dinheiro desperdicado em funcionalidades desnecessarias ou, pior -- um sistema que ninguem utiliza porque e demasiado complicado.
Criterios-Chave de Selecao
1. Nuvem vs Local
Nuvem: sem servidores, acesso de qualquer lugar, copia de seguranca automatica, subscricao mensal. Local: dados ficam consigo, mais controlo, mas tambem mais responsabilidade de manutencao. Para 95% das empresas em 2026 -- a nuvem e a melhor escolha.
2. Idioma e Localizacao
Interface no seu idioma, suporte no seu idioma, documentacao no seu idioma. Se o DMS nao estiver localizado -- os colaboradores nao o utilizarao.
3. Conformidade Legal
Critico para industrias regulamentadas: livros de arquivo, cronogramas de retencao, procedimentos de destruicao, integracao com faturas eletronicas. Muitas solucoes DMS internacionais carecem de funcionalidades de conformidade local.
4. Capacidades de OCR e IA
Digitalizou 1.000 faturas -- o DMS consegue pesquisa-las por conteudo? A classificacao IA ordena documentos automaticamente. O OCR converte imagens em texto pesquisavel.
5. App Movel
Se os colaboradores trabalham no terreno (transporte, construcao, servicos) -- uma app movel e obrigatoria, nao opcional.
6. Integracoes
Faturacao eletronica, software de contabilidade, assinaturas eletronicas, email -- o DMS deve integrar-se com as ferramentas que ja utiliza.
Lista de Verificacao para Avaliacao de DMS
| Criterio | Sim/Nao |
|---|---|
| Alojamento na nuvem na UE | ☐ |
| Interface localizada | ☐ |
| Geracao de livro de arquivo | ☐ |
| OCR para documentos digitalizados | ☐ |
| Classificacao IA | ☐ |
| Aplicacao movel | ☐ |
| Portal de clientes | ☐ |
| Integracao de assinatura eletronica | ☐ |
| Periodo de teste gratuito | ☐ |
| Suporte no idioma local | ☐ |
Conclusao
O Arhivix cumpre todos os criterios da lista de verificacao -- interface localizada, conformidade legal, pesquisa IA, app movel, portal de clientes e periodo de teste gratuito. Veja por si mesmo -- registe-se gratuitamente.
