Czym jest Regulamin ochrony materialu registraturowego?
Regulamin ochrony materialu registraturowego i materialow archiwalnych to akt wewnetrzny, ktory kazda osoba prawna i przedsiebiorca w Serbii musi przyjac. Dokument ten definiuje, jak firma organizuje, przechowuje, chroni i zarzadza dokumentacja — od powstania do zniszczenia lub przekazania do archiwum.
Obowiazek przyjecia Regulaminu wynika z art. 10 Ustawy o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej ("Dziennik Urzedowy RS", nr 6/2020).
Kto musi miec ten Regulamin?
- Wszystkie osoby prawne (sp. z o.o., S.A., przedsiebiorstwa publiczne)
- Przedsiebiorcy
- Instytucje i organy panstwowe
- Stowarzyszenia i fundacje
- Szkoly, szpitale, instytucje kulturalne
W zasadzie — kazdy, kto tworzy lub posiada dokumentacje w ramach swojej dzialalnosci.
Co powinien zawierac Regulamin?
1. Postanowienia ogolne
Definicja przedmiotu, podstawa prawna, pojecia (material registraturowy, materialy archiwalne, oznaczenie klasyfikacyjne).
2. Metody ewidencji i klasyfikacji
Jak dokumentacja jest przyjmowana, rejestrowana, klasyfikowana i sortowana wedlug kategorii. Odniesienie do Listy kategorii materialu registraturowego.
3. Przechowywanie i ochrona
- Warunki przechowywania (temperatura, wilgotnosc, ochrona przeciwpozarowa)
- Ochrona fizyczna (zamkniety pokoj, regaly, segregatory)
- Ochrona cyfrowa (kopia zapasowa, szyfrowanie, kontrola dostepu)
4. Osoby odpowiedzialne
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ochrone materialu registraturowego. Ustawa wymaga od kazdej firmy formalnego wyznaczenia takiej osoby.
5. Okresy przechowywania
Odniesienie do Listy kategorii z okresami przechowywania.
6. Procedura niszczenia
Procedura niszczenia dokumentacji z wygaslymi okresami przechowywania — wlacznie z obowiazkiem uzyskania zgody kompetentnego archiwum.
7. Przekazywanie materialow archiwalnych
Procedura przekazywania dokumentacji o trwalej wartosci do kompetentnego archiwum (obowiazkowe po 30 latach lub przy zamknieciu firmy).
8. Postanowienia przejsciowe i koncowe
Data wejscia w zycie, obowiazek zapoznania pracownikow z postanowieniami Regulaminu.
Jak przyjac Regulamin
- Przygotujcie dokument na podstawie wymagan prawnych i specyfiki firmy
- Dostosujcie do dzialalnosci — firma IT i firma budowlana maja rozne typy dokumentacji
- Dyrektor przyjmuje Regulamin decyzja
- Poinformujcie pracownikow o postanowieniach Regulaminu
- Przechowujcie Regulamin i udostepnijcie kompetentnenmu archiwum na zadanie
Powiazanie z innymi obowiazkami
Regulamin jest czescia szerszego systemu ochrony dokumentow, ktory obejmuje:
- Lista kategorii materialu registraturowego — klasyfikacja i okresy przechowywania
- Ksiega archiwalna — roczna ewidencja dokumentacji
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej — formalny akt
Wszystkie te dokumenty razem tworza pelna prawna ochrone dokumentacji.
Kary za brak Regulaminu
Jesli kontrola archiwalna ustali, ze firma nie ma przyjetego Regulaminu, kary wynosza:
- Osoby prawne: 50 000 - 2 000 000 RSD
- Osoby odpowiedzialne: 5 000 - 150 000 RSD
Podsumowanie
Regulamin ochrony materialu registraturowego to nie formalnosc — to fundament calego systemu zarzadzania dokumentami w firmie. Bez niego wszystkie inne obowiazki (ksiega archiwalna, lista kategorii, niszczenie) nie maja ram prawnych.
Arhivix pomaga wdrozyc wszystko, co Regulamin nakazuje — od klasyfikacji i przechowywania po automatyczne sledzenie okresow przechowywania i generowanie ksiegi archiwalnej. Wyprobujcie za darmo.
