Strach nr 1: "Mamy tysiace dokumentow"
Kazda firma rozwazajaca DMS ma ten sam strach: "Jak przeniesiemy wszystkie dokumenty z serwera, e-maila, szaf?" Odpowiedz: nie musicie robic tego wszystkiego naraz.
Krok 1: Inwentaryzacja istniejacych dokumentow
Przed migracja zinwentaryzujcie:
- Ile dokumentow ogolnie (oszacujcie po folderach)?
- Gdzie sa: dysk wspoldzielony, e-mail, papier, chmura?
- Jakie formaty: PDF, Word, Excel, skanowane?
- Ktore sa aktywnie uzywane, a ktore archiwalne?
Krok 2: Ustalcie priorytety
- Nowe dokumenty (natychmiast): Od pierwszego dnia wszystko nowe trafia do DMS
- Aktywne dokumenty (tydzien 1-2): Aktywne umowy, biezace projekty
- Prawnie wymagane (tydzien 2-4): Dokumentacja podatkowa, akta kadrowe
- Archiwa (miesiac 2-3): Starsza dokumentacja, wedlug priorytetu
Krok 3: Masowe przesylanie
Dla duzych wolumenow — przeciagnijcie i upuscie cale foldery. DMS zachowuje istniejaca strukture folderow i automatycznie stosuje OCR do skanowanych dokumentow.
Krok 4: Tagowanie AI
AI automatycznie rozpoznaje typ dokumentu, date i zaangazowane strony. Metadane sa dodawane automatycznie — wystarczy przejrzec i poprawic ewentualne bledy.
Krok 5: Rownolegle dzialanie
Podczas migracji — stary i nowy system dzialaja rownolegle. Nowe dokumenty trafiaja do DMS. Stare sa stopniowo przenoszone. Gdy wszystko jest zmigrowane — stary system jest wylaczany.
Harmonogram
| Faza | Czas trwania |
|---|---|
| Przygotowanie i inwentaryzacja | 1-2 dni |
| Konfiguracja DMS | 1 dzien |
| Migracja aktywnych dokumentow | 1-2 tygodnie |
| Rownolegle dzialanie | 2-4 tygodnie |
| Pelna migracja | 1-3 miesiace |
Podsumowanie
Migracja do Arhivix nie oznacza zaklacenia dzialalnosci. Zacznijcie z nowymi dokumentami dzis, stare migrujcie stopniowo. Masowe przesylanie, tagowanie AI i OCR czynia proces bezbolesnym. Wyprobujcie za darmo.
