"Wyslij mi to mailem" — zdanie kosztujace firmy tysiace godzin
W przecietnej firmie dokumenty sa wymieniane przez e-mail, komunikatory i rozne kanaly komunikacji. Ksiegowy potrzebuje faktury — przychodzi na czacie. Dyrektor potrzebuje umowy — ktos znajduje ja w starym e-mailu. List przewozowy? Gdzies w zalaczniku sprzed 3 miesiecy.
To "dziala" — dopoki nie przestanie dzialac. A zawsze przestaje dzialac w najgorszym momencie: podczas kontroli podatkowej, przegladu lub gdy klient zaza dowodu dostawy.
7 problemow z wysylaniem dokumentow mailem
1. Dokumenty gina w skrzynce odbiorczej
Przecietny uzytkownik biznesowy otrzymuje 120+ e-maili dziennie. Faktura sprzed miesiaca jest pogrzebana pod setkami innych wiadomosci.
2. Brak kontroli wersji
Kolega wysyla umowe v1. Otrzymujecie poprawke v2 mailem. Klient wysyla uwagi na czacie. Finalna wersja jest... gdzie?
3. Brak kontroli dostepu
Gdy wysylasz dokument mailem, tracisz nad nim kontrole. Kto go przekazal dalej? Kto zapisal na osobistym laptopie?
4. Ograniczona pojemnosc
Darmowa pojemnosc e-mail szybko sie zapelnia, gdy kazda faktura ma 2-5 MB, a listy przewozowe zawieraja zdjecia produktow.
5. Wyszukiwanie nie dziala dla skanowanych dokumentow
Kolega skanuje fakture i wysyla jako obraz. E-mail nie moze szukac tekstu w tym obrazie.
6. Brak kategoryzacji
E-mail nie rozroznia faktury od oferty, umowy od notatek ze spotkania. Wszystkie dokumenty to po prostu "zalaczniki."
7. Niezgodnosc z prawem
Przepisy archiwalne wymagaja przechowywania dokumentow wedlug kategorii z okreslonymi okresami przechowywania. E-mail nie spelnia zadnego z tych wymagan.
Rozwiazanie: Scentralizowany DMS
- Jedno miejsce na wszystkie dokumenty — koniec z "gdzie to wyslalem?"
- Wyszukiwanie AI — opiszcie dokument slowami, system go znajdzie
- Automatyczna klasyfikacja — system rozpoznaje typy dokumentow
- Portal klienta — zamiast e-maila klienci przesylaja bezposrednio do systemu
- Kontrola dostepu — kto co widzi, z pelna sciezka audytu
Podsumowanie
E-mail zostal stworzony do komunikacji, nie do zarzadzania dokumentami. Za kazdym razem, gdy wysylajcie fakture mailem, tworzycie niekontrolowany duplikat.
Arhivix zastepuje e-mail i komunikatory w wymianie dokumentow. Klienci przesylaja przez portal, zespoly korzystaja z DMS, a AI znajduje kazdy dokument w sekundy. Wyprobujcie za darmo — 14 dni, bez karty kredytowej.
