Nowy obowiazek dokumentacyjny w polskich firmach
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistow (Dz.U. 2024 poz. 928) weszla w zycie 25 wrzesnia 2024 roku i wprowadzila do polskiego porzadku prawnego obowiazek stworzenia w firmach kanalow zglaszania nieprawidlowosci. To temat, ktory czesto jest omawiany wylacznie od strony kadrowej i compliance, jednak ma rowniez bardzo konkretny wymiar dokumentacyjny: kazde zgloszenie sygnalisty trzeba przyjac, opisac, rozpatrzyc i przechowac w sposob zgodny z ustawa oraz z przepisami o ochronie danych osobowych.
Kogo dotyczy obowiazek wdrozenia procedury
Zgodnie z ustawa podmioty prywatne oraz publiczne zatrudniajace co najmniej 50 osob musza ustanowic wewnetrzna procedure zglaszania naruszen prawa. Firmy zatrudniajace od 50 do 249 osob moga, na mocy porozumienia, korzystac ze wspolnych zasobow do przyjmowania zgloszen i prowadzenia postepowania wyjasniajacego, co w praktyce oznacza dzielenie sie infrastruktura, w tym systemem do rejestrowania i przechowywania dokumentacji.
Rownolegle z procedurami wewnetrznymi od 25 grudnia 2024 roku dziala kanal zgloszen zewnetrznych prowadzony przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz wlasciwe organy publiczne, co dodatkowo podnosi znaczenie rzetelnego prowadzenia rejestrow po stronie samych przedsiebiorstw.
Co dokladnie trzeba dokumentowac
Ustawa wymaga, aby wewnetrzna procedura okreslala miedzy innymi:
- zakres naruszen prawa objetych mozliwoscia zgloszenia,
- sposob przyjmowania zgloszen (kanal elektroniczny, telefoniczny, pisemny lub spotkanie osobiste),
- osobe lub zespol wewnetrzny odpowiedzialny za dzialania nastepcze, bezstronny i przeszkolony,
- terminy i sposob rozpatrywania zgloszenia oraz informowania sygnalisty o podjetych dzialaniach,
- zasady przechowywania i archiwizowania dokumentacji zgloszenia oraz calego postepowania wyjasniajacego.
W praktyce oznacza to prowadzenie rejestru zgloszen, przechowywanie korespondencji, notatek z rozmow wyjasniajacych, decyzji koncowych oraz ewentualnej dokumentacji dzialan naprawczych. Rejestr ten, choc odrebny od akt osobowych, podlega podobnie rygorystycznym zasadom ograniczonego dostepu.
Poufnosc jako warunek brzegowy przechowywania danych
Kluczowa roznica w stosunku do standardowej archiwizacji firmowej dokumentacji polega na tym, ze tozsamosc sygnalisty, osoby, ktorej dotyczy zgloszenie, oraz osob trzecich wymienionych w zgloszeniu musi pozostac poufna dla wszystkich, ktorzy nie sa bezposrednio upowaznieni do prowadzenia postepowania. Oznacza to koniecznosc oddzielenia tej kategorii dokumentow od ogolnego obiegu firmowego, ograniczenia listy osob z dostepem oraz prowadzenia ewidencji tego, kto i kiedy z dokumentacja sie zapoznawal.
Ustawa nie narzuca jednego sztywnego okresu przechowywania danych zwiazanych ze zgloszeniem, jednak zgodnie z zasadami RODO dane te moga byc przetwarzane wylacznie tak dlugo, jak jest to niezbedne, z uwzglednieniem terminow przedawnienia ewentualnych roszczen zwiazanych z postepowaniem wyjasniajacym oraz mozliwych kontroli. Dlatego kazda firma powinna samodzielnie okreslic w wewnetrznej procedurze konkretny okres retencji i sposob bezpiecznego usuwania dokumentacji po jego uplywie.
Sankcje za brak procedury lub dzialania odwetowe
Ustawa przewiduje odpowiedzialnosc karna dla osoby zobowiazanej do ustanowienia wewnetrznej procedury zgloszen, jesli procedury nie ustanowi albo ustanowi ja z istotnym naruszeniem wymogow ustawowych. Odrebna, surowsza odpowiedzialnosc dotyczy dzialan odwetowych wobec sygnalisty, na przyklad zwolnienia, obnizenia wynagrodzenia, degradacji czy mobbingu w zwiazku ze zgloszeniem: takie dzialania podlegaja karze grzywny, ograniczenia wolnosci albo pozbawienia wolnosci do lat 2, a przy dzialaniu uporczywym do lat 3. Utrudnianie dokonania zgloszenia z uzyciem przemocy, grozby bezprawnej lub podstepu rowniez zagrozone jest kara pozbawienia wolnosci do lat 3.
W praktyce oznacza to, ze braki w dokumentacji, na przyklad niemoznosc wykazania, kiedy zgloszenie wplynelo, kto je rozpatrywal i jakie dzialania podjeto, moga byc dowodem na niewlasciwe wdrozenie procedury i naraic firme na odpowiedzialnosc.
Praktyczna checklista dla firm
- Sprawdz, czy zatrudniasz co najmniej 50 osob i czy masz formalnie przyjeta procedure zgloszen wewnetrznych.
- Wyznacz i przeszkol osobe lub zespol odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgloszen.
- Ustal dokladny obieg dokumentow: od rejestracji zgloszenia, przez notatki z wyjasnien, po decyzje koncowa.
- Odseparuj dokumentacje zgloszen od ogolnego archiwum firmowego i ogranicz do niej dostep.
- Okresl w procedurze konkretny okres przechowywania danych zgloszenia oraz sposob ich bezpiecznego usuwania po jego uplywie.
- Prowadz ewidencje osob, ktore mialy dostep do konkretnej sprawy, wraz z data i celem dostepu.
- Regularnie przegladaj procedure pod katem zgodnosci z aktualnym brzmieniem ustawy oraz praktyka orzecznicza.
