Waarom de DMS-keuze Ertoe Doet
Een DMS is een systeem dat u dagelijks zult gebruiken, jarenlang. De verkeerde keuze betekent: frustratie bij medewerkers, geld verspild aan onnodige functies, of het ergste -- een systeem dat niemand gebruikt omdat het te ingewikkeld is.
Belangrijkste Selectiecriteria
1. Cloud vs On-Premise
Cloud: geen servers, toegang van overal, automatische back-up, maandelijks abonnement. On-premise: gegevens blijven bij u, meer controle, maar ook meer onderhoudsverantwoordelijkheid. Voor 95% van de bedrijven in 2026 -- cloud is de betere keuze.
2. Taal en Lokalisatie
Interface in uw taal, ondersteuning in uw taal, documentatie in uw taal. Als het DMS niet is gelokaliseerd -- zullen medewerkers het niet gebruiken.
3. Wettelijke Naleving
Cruciaal voor gereguleerde sectoren: archiefboeken, bewaartermijnschema's, vernietigingsprocedures, e-factuurintegratie. Veel internationale DMS-oplossingen missen lokale nalevingsfuncties.
4. OCR- en AI-mogelijkheden
U hebt 1.000 facturen gescand -- kan het DMS ze op inhoud doorzoeken? AI-classificatie sorteert documenten automatisch. OCR converteert afbeeldingen naar doorzoekbare tekst.
5. Mobiele App
Als medewerkers in het veld werken (transport, bouw, service) -- is een mobiele app verplicht, niet optioneel.
6. Integraties
E-facturering, boekhoudsoftware, e-handtekeningen, e-mail -- het DMS moet integreren met tools die u al gebruikt.
DMS-evaluatiechecklist
| Criterium | Ja/Nee |
|---|---|
| Cloudhosting in EU | ☐ |
| Gelokaliseerde interface | ☐ |
| Archiefboekgeneratie | ☐ |
| OCR voor gescande documenten | ☐ |
| AI-classificatie | ☐ |
| Mobiele applicatie | ☐ |
| Klantenportaal | ☐ |
| E-handtekeningintegratie | ☐ |
| Gratis proefperiode | ☐ |
| Ondersteuning in lokale taal | ☐ |
Conclusie
Arhivix voldoet aan elk punt op de checklist -- gelokaliseerde interface, wettelijke naleving, AI-zoekfunctie, mobiele app, klantenportaal en gratis proefperiode. Overtuig uzelf -- meld u gratis aan.
