Perche l'implementazione non deve essere dolorosa
La piu grande paura nell'adottare un DMS: "Come trasferiremo tutti i documenti?", "I dipendenti non vorranno usare il nuovo sistema", "Saremo paralizzati per settimane". Niente di tutto questo deve essere vero -- se seguite il processo giusto.
Passo 1: Audit della documentazione esistente
Prima dell'implementazione, fate un inventario: quanti documenti avete, dove si trovano (server, email, carta), quali sono usati attivamente, quali sono d'archivio. Questo richiede 1-2 giorni e fornisce un quadro chiaro.
Passo 2: Definire la struttura
Determinate le categorie: fatture, contratti, HR, progetti, corrispondenza. Definite chi ha accesso a cosa. Stabilite i periodi di conservazione. Il DMS aiuta con modelli predefiniti per il vostro mercato.
Passo 3: Configurazione utenti e ruoli
Definite i ruoli: amministratore, contabile, direttore, dipendente. Ogni ruolo ha permessi definiti -- cosa puo visualizzare, modificare, cancellare, condividere.
Passo 4: Migrazione dei documenti
Non migrate tutto in una volta. Iniziate con i nuovi documenti -- da oggi, tutto va nel DMS. Migrate i vecchi documenti gradualmente, per priorita: contratti attivi > anno corrente > anni precedenti.
Passo 5: Formazione dei dipendenti
La formazione non deve richiedere ore. Se il DMS e intuitivo, 30 minuti sono sufficienti. La chiave: mostrate ai dipendenti come il DMS fa risparmiare loro tempo, non quanto sia complicato.
Passo 6: Go-live e monitoraggio
Prime 2 settimane -- supporto intensivo. Monitorate chi usa il sistema e chi no. Risolvete i problemi immediatamente. Dopo un mese -- il sistema diventa routine.
Errori comuni nell'implementazione
- Tentare di migrare tutti i documenti in una volta -- paralizza l'azienda
- Nessuna formazione -- i dipendenti tornano alle vecchie abitudini
- Struttura eccessivamente complicata -- piu semplice e meglio e
- Nessun "campione" nel team -- servite una persona che guidi l'implementazione
Conclusione
Arhivix si implementa in 1-2 giorni. Interfaccia intuitiva, modelli predefiniti, formazione inclusa. Iniziate con i nuovi documenti oggi -- migrate quelli vecchi gradualmente. Provatelo gratuitamente.
