Qu'est-ce que le reglement sur la protection du materiel documentaire ?
Le reglement sur la protection du materiel documentaire et des materiaux d'archives est un acte interne que chaque personne morale et chaque entrepreneur en Serbie doit adopter. Ce document definit comment une entreprise organise, stocke, protege et gere sa documentation -- de la creation a la destruction ou au transfert aux archives.
L'obligation d'adopter le reglement est prescrite par l'article 10 de la Loi sur les materiaux d'archives et les activites archivistiques ("Journal officiel RS", n. 6/2020).
Qui doit disposer de ce reglement ?
- Toutes les personnes morales (SARL, SA, entreprises publiques)
- Les entrepreneurs
- Les institutions et organismes gouvernementaux
- Les associations et fondations
- Les ecoles, hopitaux, institutions culturelles
En resume -- toute entite qui cree ou detient de la documentation dans le cadre de son activite.
Que doit contenir le reglement ?
1. Dispositions generales
Definition de l'objet, base legale, termes (materiel documentaire, materiaux d'archives, marque de classification).
2. Methodes de tenue et de classification
Comment la documentation est recue, enregistree, classifiee et triee par categories. Reference a la liste des categories de materiel documentaire.
3. Stockage et protection
- Conditions de stockage (temperature, humidite, protection incendie)
- Protection physique (salle verrouillee, etageres, classeurs)
- Protection numerique (sauvegarde, chiffrement, controle d'acces)
4. Personnes responsables
Designation de la personne responsable de la protection du materiel documentaire. La loi exige que chaque entreprise designe formellement cette personne.
5. Durees de conservation
Reference a la liste des categories avec les durees de conservation.
6. Procedure de destruction
Procedure de destruction de la documentation dont la duree de conservation a expire -- incluant l'obligation d'obtenir l'approbation des archives competentes.
7. Transfert des materiaux d'archives
Procedure de transfert de la documentation a valeur permanente aux archives competentes (obligatoire apres 30 ans ou lors de la fermeture de l'entreprise).
8. Dispositions transitoires et finales
Date d'entree en vigueur, obligation d'informer les employes des dispositions du reglement.
Comment adopter le reglement
- Rediger le document en fonction des exigences legales et des specificites de votre entreprise
- L'adapter a votre activite -- une entreprise informatique et une entreprise de construction ont des types de documentation differents
- Le directeur adopte le reglement par decision
- Informer les employes des dispositions du reglement
- Conserver le reglement et le tenir a disposition des archives competentes sur demande
Lien avec les autres obligations
Le reglement fait partie d'un systeme plus large de protection documentaire qui inclut :
- Liste des categories de materiel documentaire -- classification et durees de conservation
- Livre d'archives -- registres annuels de la documentation
- Designation de la personne responsable -- acte formel
Tous ces documents ensemble constituent une protection legale complete de votre documentation.
Sanctions pour l'absence de reglement
Si l'inspection archivistique constate qu'une entreprise ne dispose pas d'un reglement adopte, les sanctions sont :
- Personnes morales : 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Personnes responsables : 5 000 -- 150 000 RSD
Conclusion
Le reglement sur la protection du materiel documentaire n'est pas une formalite -- c'est le fondement de l'ensemble du systeme de gestion documentaire de votre entreprise. Sans lui, toutes les autres obligations (livre d'archives, liste des categories, destruction) manquent de cadre juridique.
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