Documentation RH : sensible et obligatoire
Pour chaque employe, une entreprise doit conserver : contrat de travail, avenants, accord de confidentialite, fiches de paie, certificats de formation, evaluations de performance, approbations de conges, toute mesure disciplinaire et documentation de fin de contrat.
Le droit du travail prescrit des durees de conservation de 5 ans a permanente pour les differents documents RH.
Cycle de vie des documents RH
- Embauche : CV, contrat de travail, copie de piece d'identite, accord de confidentialite, documents d'integration
- Pendant l'emploi : bulletins de paie, registres de conges, evaluations, formations, avenants au contrat
- Depart : preavis de resiliation, protocole de passation, solde de tout compte, certificats de retraite
Comment le DMS aide les RH
Organisation par employe
Chaque employe a un dossier numerique avec tous les documents -- du premier jour au dernier. Recherche par nom, service ou type de document.
Controle d'acces
Seul le service RH peut voir la documentation RH. Les managers ne voient que leurs subordonnes directs. Personne d'autre n'a acces aux donnees de paie ou aux dossiers disciplinaires.
Durees de conservation automatiques
Fiches de paie -- permanentes. Declarations de securite sociale -- 5 ans. Le DMS suit automatiquement les durees de conservation et notifie quand il est temps de proceder a la destruction documentaire.
Checklists d'integration/depart
Nouvel employe ? Le DMS genere une checklist de tous les documents requis. Employe qui part ? Checklist pour la passation et la cloture du dossier.
Conclusion
Arhivix garde la documentation RH organisee, securisee et conforme a la loi. Controle d'acces, durees de conservation automatiques et registres complets. Essayez gratuitement.
