Qu'est-ce que le livre d'archives et pourquoi est-il obligatoire ?
Le livre d'archives (arhivska knjiga) est un registre legalement obligatoire dans lequel chaque personne morale et chaque entrepreneur en Serbie doit enregistrer tout le materiel documentaire (registraturski materijal) cree au cours de l'activite commerciale. Selon la Loi sur les materiaux d'archives et les activites archivistiques ("Journal officiel RS", n. 6/2020), chaque entreprise doit tenir un livre d'archives et le soumettre aux archives competentes avant le 30 avril pour l'annee precedente.
De nombreuses entreprises ignorent cette obligation -- jusqu'a ce que l'inspection archivistique arrive. Les amendes pour les personnes morales peuvent atteindre 2 000 000 RSD.
Quelles colonnes le livre d'archives contient-il ?
Le formulaire du livre d'archives contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Numero d'ordre | Numero d'inscription continu, reporte d'annee en annee | 1, 2, 3... |
| Date d'inscription | Date a laquelle l'inscription est enregistree | 15.01.2026 |
| Annee de creation | Annee de creation de la documentation | 2025 |
| Marque de classification | Code de votre liste des categories | 04-02 |
| Contenu (description) | Breve description de la categorie documentaire | Factures sortantes |
| Quantite | Nombre de classeurs, boites ou Mo (pour l'electronique) | 3 classeurs |
| Duree de conservation | Periode de stockage selon la liste des categories | 10 ans |
| Emplacement | Ou la documentation est stockee physiquement/numeriquement | Etagere 3, salle d'archives |
| Remarques | Informations supplementaires (detruit, soumis aux archives, etc.) | -- |
Etape par etape : comment remplir le livre d'archives
Etape 1 : preparer la liste des categories
Avant de commencer a remplir, vous devez disposer d'une Liste des categories de materiel documentaire avec les durees de conservation adoptee. Ce document definit tous les types de documentation de votre entreprise et la duree de conservation de chaque type. La liste doit etre approuvee par les archives competentes.
Etape 2 : rassembler toute la documentation de l'annee
Faites un inventaire de toute la documentation creee ou recue au cours de l'annee :
- Factures (entrantes et sortantes)
- Contrats
- Documentation RH
- Etats financiers
- Documentation fiscale
- Correspondance generale
- Documentation technique
Etape 3 : classifier la documentation
Attribuez chaque document a la categorie appropriee selon votre liste des categories. Chaque categorie recoit sa marque de classification.
Etape 4 : remplir les colonnes
Pour chaque categorie documentaire, saisissez les donnees dans le livre d'archives. Le numero d'ordre continue a partir de l'annee precedente -- vous ne recommencez pas a 1 chaque annee.
Etape 5 : signer et soumettre
Le livre d'archives est signe par la personne responsable de la protection du materiel documentaire. La soumission se fait aupres des archives territoriales competentes (par ex., les Archives historiques de Belgrade pour les entreprises de Belgrade) avant le 30 avril.
Erreurs les plus courantes
- Recommencer le numero d'ordre a 1 chaque annee -- le numero est continu, reporte de l'annee precedente
- Pas de liste des categories -- sans liste approuvee, le livre d'archives n'a pas de fondement
- Omission de la documentation electronique -- les factures electroniques, les e-mails et les contrats numeriques doivent aussi etre enregistres
- Quantites inexactes -- indiquez precisement le nombre de classeurs/boites ou de megaoctets
- Remplissage retroactif a la derniere minute -- tenez le livre tout au long de l'annee, pas seulement avant la date limite
Livre d'archives electronique ou papier ?
La loi autorise la tenue du livre d'archives sous forme electronique. C'est beaucoup plus pratique car cela permet :
- La generation automatique des numeros d'ordre
- La recherche par n'importe quel champ
- L'export en PDF ou Excel pour la soumission aux archives
- L'integration avec les systemes DMS pour le remplissage automatique
Arhivix genere automatiquement le livre d'archives a partir des documents que vous televersez dans le systeme. Au lieu d'un remplissage manuel, le systeme suit chaque document et en fin d'annee -- le livre d'archives est pret en un clic.
Date limite et sanctions
La date limite de soumission du livre d'archives aux archives competentes est le 30 avril de l'annee en cours pour la documentation creee au cours de l'annee civile precedente.
Sanctions pour non-soumission ou enregistrements inexacts :
- Personnes morales : 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Entrepreneurs : 10 000 -- 500 000 RSD
- Personnes responsables : 5 000 -- 150 000 RSD
Conclusion
Remplir le livre d'archives n'a pas a etre complique si vous disposez de la bonne preparation et du bon outil. L'essentiel est de tenir les registres tout au long de l'annee, de disposer d'une liste des categories approuvee et de ne pas attendre le dernier moment.
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