Pourquoi est-il important de connaitre les durees de conservation des factures ?
Les factures sont le type de documentation professionnelle le plus courant. Chaque entreprise en emet et en recoit -- quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement. Mais combien de temps devez-vous les conserver ? La reponse depend de votre statut d'assujetti a la TVA, de votre secteur d'activite et du type de facture.
Se tromper de periode peut vous couter cher -- soit parce que vous avez detruit prematurement un document necessaire pour un controle fiscal, soit parce que vous stockez des tonnes de papier inutile.
Durees de conservation selon la loi
Loi comptable (art. 9)
Selon la Loi comptable ("Journal officiel RS", n. 73/2019), les documents comptables (y compris les factures) doivent etre conserves pendant au moins 5 ans a compter du dernier jour de l'exercice fiscal auquel ils se rapportent.
Loi sur la TVA
Pour les assujettis a la TVA, les factures doivent etre conservees pendant 10 ans a compter de la fin de l'annee civile a laquelle elles se rapportent. C'est plus long que la periode comptable generale.
Loi sur la facturation electronique
Les factures electroniques emises via le systeme SEF sont conservees :
- 10 ans pour les assujettis a la TVA
- 5 ans pour les entites non assujetties a la TVA
Le systeme SEF lui-meme stocke les factures dans un registre central, mais cela ne degage pas l'entreprise de son obligation de tenir ses propres registres.
Apercu des durees de conservation par type de facture
| Type de facture | Duree de conservation | Base legale |
|---|---|---|
| Factures sortantes (assujetti TVA) | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Factures entrantes (assujetti TVA) | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Factures (non-assujetti TVA) | 5 ans | Loi comptable |
| Factures electroniques via SEF (TVA) | 10 ans | Loi sur la facturation electronique |
| Factures electroniques via SEF (non-TVA) | 5 ans | Loi sur la facturation electronique |
| Factures d'acompte | 10 ans | Loi sur la TVA |
| Notes de credit/debit | 10 ans | Loi sur la TVA |
Facture papier ou electronique -- la duree differe-t-elle ?
Non. La duree de conservation est la meme quel que soit le format. Facture papier, PDF, XML -- toutes sont conservees pendant la meme periode. La difference reside dans le mode de stockage :
- Factures papier : stockage physique dans des classeurs/boites
- Factures electroniques : stockage numerique avec integrite et authenticite garanties
Si vous avez numerise (scanne) des factures papier, les originaux doivent toujours etre conserves sauf si vous remplissez les conditions de remplacement des originaux par des copies numeriques.
Conseils pratiques pour le stockage des factures
- Organisez par annee et par type -- entrantes et sortantes separement, par annee
- Utilisez un systeme DMS pour les factures electroniques -- categorisation et recherche automatiques
- Liez les factures au livre d'archives -- chaque categorie de factures doit etre enregistree
- N'attendez pas la fin d'annee -- organisez mensuellement ou trimestriellement
- Sauvegardez les factures electroniques -- au moins 2 copies a des emplacements differents
Que se passe-t-il apres l'expiration de la duree ?
Quand la duree de conservation des factures expire, vous ne pouvez pas simplement les supprimer. Vous devez :
- Preparer une liste des factures a detruire
- Soumettre une demande aux archives competentes pour approbation
- Attendre l'approbation ecrite
- Detruire la documentation et creer un proces-verbal
Conclusion
La duree de conservation des factures en Serbie est de 5 ou 10 ans, selon le statut TVA. Ne vous laissez pas derouter -- l'essentiel est une approche systematique et le bon outil.
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