Que es el archivado en outsourcing?
El archivado en outsourcing significa que una empresa especializada asume por usted el ciclo completo de gestion del material corriente y de archivo: desde la recogida del papel en sus oficinas, pasando por la clasificacion, el inventario, la digitalizacion y la conservacion, hasta la eliminacion del material cuyo plazo ha vencido y la entrega del material historico al Archivo Historico Nacional o al archivo competente. Usted sigue siendo propietario de los documentos, pero la responsabilidad fisica y juridica del tratamiento correcto la asume el proveedor.
El concepto suele confundirse con el simple almacenamiento (solo guardar cajas en un almacen) y con la digitalizacion (solo escanear). El verdadero servicio de archivado abarca ambos, mas el cumplimiento juridico: se lleva un libro de archivo electronico, un registro de accesos, eliminaciones al vencimiento de los plazos y una pista de auditoria completa para cada documento.
A quien le hace falta el archivado en outsourcing
- Asesorias y gestorias contables que tramitan decenas de clientes, donde cada cliente genera miles de documentos al ano y todo debe conservarse durante un minimo de 6 a 10 anos.
- Despachos de abogados que trabajan con expedientes cuyas partes se conservan de forma permanente.
- Empresas constructoras que acumulan en obra documentacion (libros de obra, certificados, informes de ensayo) que la ley exige conservar al menos 10 anos despues de la finalizacion.
- Cadenas comerciales y distribuidores con cientos de albaranes y facturas al mes.
- Centros sanitarios con documentacion medica cuyos plazos de conservacion van de 15 a 30 anos por paciente.
- Toda empresa en crecimiento que ha desbordado su propio espacio de oficina, donde el almacen con cajas resulta mas caro que el servicio profesional.
Marco juridico en Espana
El archivado en outsourcing en Espana se rige por tres normas clave: la Ley 16/1985 del Patrimonio Historico Espanol (define las obligaciones de los productores y poseedores de archivos), el Codigo de Comercio y la Ley General Tributaria (establecen los plazos legales de conservacion), y la politica de gestion documental aplicable a las administraciones publicas con sus normas tecnicas de interoperabilidad. El proveedor de servicios de archivado debe contar con autorizacion para la conservacion de archivos privados de relevancia y debe llevar el libro de archivo a nombre de su empresa, incluso cuando la documentacion se encuentra fisicamente en sus instalaciones.
Importante: la propiedad de los documentos sigue siendo suya. El contrato de archivado en outsourcing es un contrato de servicios, no de transmision de propiedad. Esto significa que puede retirar su material en cualquier momento, pero tambien que la responsabilidad juridica por los plazos y los accesos recae en usted, mientras que el proveedor responde de las condiciones de conservacion y de la exactitud del registro.
Que esta incluido en el servicio
- Recogida: visita a sus instalaciones para recoger la documentacion, inventario en la toma de carga, transporte en condiciones controladas.
- Clasificacion: distribucion por categorias segun su cuadro de clasificacion y determinacion de plazos de conservacion.
- Inventario y registro: cada unidad recibe una signatura unica, fecha de recepcion, descripcion y plazo de conservacion.
- Digitalizacion (opcional): escaneo con reconocimiento OCR, indexacion y busqueda por contenido.
- Conservacion: en instalaciones que cumplen los requisitos (temperatura y humedad controladas, sistema contra incendios, control de accesos, videovigilancia).
- Acceso a peticion: entrega del documento escaneado en pocas horas o del original fisico en el plazo definido en el contrato.
- Eliminacion: una vez al ano, propuesta de eliminacion del material vencido y tramitacion del procedimiento ante el archivo competente.
- Entrega del material historico: tras 30 anos, el material historico clasificado se entrega al archivo publico competente segun procedimiento que tambien gestiona el proveedor.
Cuanto cuesta y cuando es rentable
El precio se calcula normalmente por metro lineal de estanteria al ano (orientativamente de 80 a 250 euros por metro, segun condiciones) mas un cargo por la toma de carga inicial y la digitalizacion si se solicita. Para una empresa con 50 metros lineales de documentacion en papel, el servicio anual de conservacion ronda los 5.000 euros.
Calculo de rentabilidad: comparelo con el coste total de la solucion propia: alquiler del metro cuadrado de oficina convertido en archivo (Madrid: 25 a 35 euros por m² al mes; ciudades regionales: 12 a 20 euros), salario del empleado que mantiene esporadicamente el archivo, equipamiento (estanterias, cajas), seguro, inventario anual, perdida de tiempo en busquedas. Para cualquier empresa con mas de 30 m² de archivo activo, el archivado externo sale mas barato y libera espacio de oficina para puestos de trabajo.
Lo que el proveedor no puede hacer por usted
Antes de firmar el contrato, defina con claridad lo que sigue siendo su responsabilidad: la clasificacion por categorias debe pasar la primera vez por su cuadro de clasificacion (si no lo tiene, algunos proveedores lo elaboran como servicio adicional); la decision de eliminacion corresponde formalmente al propietario de la documentacion; la documentacion fiscal y judicial en procedimientos en curso debe permanecer accesible en plazos mas cortos que los estandar.
Como elegir un proveedor: lista de control
- Autorizacion competente para la conservacion de archivos
- Poliza de seguro frente a danos, robo y perdida de la documentacion
- Procedimiento escrito de actuacion ante incendio, inundacion e incidente cibernetico
- Posibilidad de acceso digital a los documentos (portal web, tiempos de respuesta)
- Cifrado de los escaneos en reposo y en transito (AES-256 minimo)
- Pista de auditoria para cada acceso a un documento
- Referencias en su sector, sobre todo si tiene plazos especificos (sanidad, construccion, finanzas)
- Procedimiento de salida claro: si finaliza la colaboracion, como y en que plazo recupera su material
