Por que digitalizar los archivos en papel?
La mayoria de las empresas en Serbia todavia tienen cantidades significativas de documentacion en papel -- en archivadores, carpetas, cajas e incluso en sotanos y garajes. Esta documentacion ocupa espacio, es dificil de buscar y es susceptible a danos.
Digitalizar los archivos en papel aporta:
- Busqueda instantanea -- encuentre cualquier documento en segundos en lugar de minutos u horas
- Ahorro de espacio -- libere espacio fisico ocupado por archivos antiguos
- Proteccion contra perdidas -- el papel se quema, se inunda, se deteriora. Las copias digitales perduran
- Acceso mas facil -- multiples empleados pueden acceder al mismo documento simultaneamente
- Cumplimiento legal -- cada vez mas normativas exigen almacenamiento electronico
Paso 1: Evaluacion y priorizacion
No intente digitalizar todo de una vez. Comience con:
- Documentacion activa -- documentos que aun se utilizan en las operaciones diarias
- Documentacion de larga conservacion -- RRHH, fundacional, estados financieros
- Documentacion del ano en curso -- para establecer el sistema de cara al futuro
La documentacion antigua que se acerca al vencimiento de su periodo de conservacion puede no valer la pena digitalizar -- simplemente conservela hasta que expire el periodo.
Paso 2: Preparacion de la documentacion para el escaneo
Antes de escanear:
- Retire grapas y clips
- Enderece las paginas dobladas
- Organice el orden -- cronologicamente o por categorias
- Etiquete las carpetas -- para saber que esta escaneando
Paso 3: Escaneo
Para una digitalizacion de calidad:
- Resolucion: minimo 300 DPI para documentos de texto, 600 DPI para documentos con detalles finos
- Formato: PDF/A para almacenamiento a largo plazo (estandar ISO para PDF de archivo)
- Color: blanco y negro para documentos de texto, color para documentos con sellos/firmas
- Escaner ADF: un alimentador automatico de documentos acelera drasticamente el proceso
Paso 4: Procesamiento OCR
OCR (reconocimiento optico de caracteres) es un paso crucial. Sin OCR, un documento escaneado es solo una imagen -- no se puede buscar texto dentro de el.
Con OCR, cada documento escaneado se vuelve buscable por contenido. Puede buscar una palabra especifica, fecha, numero de factura o cualquier texto.
Arhivix tiene OCR integrado potenciado por IA que reconoce automaticamente el texto en documentos escaneados -- incluyendo tanto la escritura cirilica como latina.
Paso 5: Denominacion y clasificacion
Cada documento digitalizado debe tener:
- Nombre de archivo claro:
2025-06-15_factura_recibida_proveedor-XYZ.pdf - Marca de clasificacion segun su lista de categorias
- Metadatos: fecha, tipo, autor, periodo de conservacion
Paso 6: Almacenamiento y copia de seguridad
La documentacion digitalizada debe almacenarse de forma segura:
- Almacenamiento centralizado -- un sistema DMS, no archivos dispersos por los ordenadores
- Copia de seguridad en mas de 2 ubicaciones -- copia local + nube o copia externa
- Control de acceso -- quien puede ver, modificar, eliminar
- Pista de auditoria -- registro de cada acceso a documentos
Validez legal de los documentos digitalizados
Segun la Ley de documentos electronicos ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 94/2017), un documento digitalizado puede tener la misma fuerza legal que el original si:
- La digitalizacion se realizo segun los estandares prescritos
- Se garantiza la integridad (el documento no fue alterado despues del escaneo)
- Existe una firma electronica cualificada o sello de tiempo
Sin embargo, para la mayoria de los documentos empresariales, se recomienda conservar el original en papel junto con la copia digital hasta que la normativa se desarrolle mas.
Que pasa con los originales en papel despues del escaneo?
El escaneo no le exime de la obligacion de conservar el original en papel hasta que expire el periodo de conservacion legal, excepto en casos especificos previstos por la ley. Los originales en papel se conservan en paralelo con las copias digitales.
Conclusion
Digitalizar los archivos en papel es una inversion que se amortiza muchas veces -- mediante el ahorro de tiempo, espacio y un cumplimiento legal mas facil. La clave es un enfoque sistematico: priorizar, escanear con calidad, procesar con OCR y organizar en un DMS.
Arhivix le permite cargar documentos escaneados, procesarlos automaticamente con OCR, clasificarlos segun la lista de categorias y buscar por contenido con IA. Comience hoy -- gratis.
