Aplicaciones de mensajeria: la "plataforma empresarial" no oficial
En muchos paises, las aplicaciones de mensajeria se han convertido en la plataforma de comunicacion empresarial de facto. Grupos de empresa, grupos de proyecto, grupos de departamento. Facturas enviadas por chat. Contratos fotografiados y compartidos en grupos. Albaranes? "Hazle una foto y envialo al grupo de chat".
6 riesgos de enviar documentos por aplicaciones de mensajeria
1. La compresion destruye la calidad
Las imagenes se comprimen -- el texto se vuelve ilegible, los numeros de factura borrosos, los sellos y firmas poco claros. Para archivado y auditorias fiscales -- inutilizable.
2. Los documentos expiran o se pierden
Los archivos multimedia antiguos se borran con el tiempo o al cambiar de telefono. Reinstalar la app? Documentos perdidos. Telefono nuevo? Historial borrado.
3. Cero control de acceso
Todos en el grupo ven todo. Cuando un empleado se va -- todavia tiene acceso a todo el historial del chat, incluyendo datos confidenciales.
4. Sin busqueda de contenido
Intente encontrar una factura especifica de hace 6 meses. El unico metodo: desplazamiento interminable.
5. Sin validez legal
Los mensajes de chat no son prueba legal. Sin firma electronica cualificada, sin sello de tiempo, sin garantia de integridad.
6. Incumplimiento del RGPD
Enviar datos personales de empleados o clientes por aplicaciones de mensajeria es una potencial violacion de la proteccion de datos.
Que usar en su lugar
| Necesidad | App de mensajeria | DMS |
|---|---|---|
| Enviar factura | Foto en el grupo | Carga + clasificacion IA |
| Compartir con cliente | Enlace o adjunto | Portal de clientes con control de acceso |
| Firmar documento | Firma fisica + foto | Firma electronica cualificada |
| Encontrar documento antiguo | Desplazarse 6 meses atras | Busqueda IA en 3 segundos |
Conclusion
Las aplicaciones de mensajeria son para comunicacion privada -- no para documentos empresariales. Cada documento enviado por chat es un documento sin control, sin archivado y sin seguridad legal.
Arhivix es tan sencillo como una app de mensajeria, pero disenado para documentos empresariales. App movil, carga por arrastrar y soltar, busqueda por IA, portal de clientes y cumplimiento legal completo. Pruebelo gratis.
