El Aluvion de Papel en la Incorporacion
Cada nueva contratacion genera una pila de documentos: contrato de trabajo firmado, copias de verificacion de identidad, formularios fiscales, inscripcion a beneficios, datos bancarios, acuerdo de confidencialidad, formulario de contacto de emergencia, confirmacion de formacion en seguridad. Para una empresa que contrata a 50 personas al ano, eso son mas de 400 documentos que deben procesarse, verificarse, archivarse y hacerse accesibles durante todo el periodo de empleo y a menudo anos despues.
El 87% de los empleadores a nivel mundial usa IA en al menos un aspecto de la contratacion, pero en el momento en que se firma la carta de oferta, el proceso vuelve al papel y al archivo manual. La brecha entre la contratacion digital y la incorporacion basada en papel es donde se pierden documentos, se incumplen plazos y surgen brechas de cumplimiento.
Expedientes de Personal Heredados: El Archivo Inbuscable
La mayoria de las empresas tienen anos de registros de empleados almacenados como PDF de imagen escaneada: expedientes de personal, registros disciplinarios, certificados de formacion, evaluaciones de desempeno. Estos archivos son completamente inbuscables. Encontrar el certificado de formacion especifico de un empleado de 2019 requiere saber exactamente en que carpeta esta o navegar por cada archivo de la carpeta de personal hasta encontrarlo.
Lo Que el OCR de RRHH Debe Manejar
- Documentos de identidad: pasaportes, DNI, permisos de trabajo con formatos variados y elementos de seguridad
- Contratos firmados: firmas manuscritas en documentos impresos, a menudo parcialmente manuscritos
- Formularios fiscales y de nomina: formularios emitidos por el gobierno con disposiciones de campo especificas
- Certificados de formacion: de multiples proveedores en diferentes formatos
- Certificados medicos: declaraciones de salud previas al empleo con informacion sensible
Complejidad de la Retencion
Los documentos de RRHH tienen algunos de los requisitos de retencion mas complejos: los contratos de trabajo deben conservarse durante el periodo de empleo mas los anos posteriores al empleo establecidos por ley, los registros de nomina durante hasta 50 anos en algunas jurisdicciones, los registros de formacion durante periodos de cumplimiento normativo y los registros medicos con normas especiales de proteccion de datos. Gestionar estos periodos de retencion superpuestos manualmente es propenso a errores y arriesgado.
Como Arhivix Gestiona Documentos de RRHH
Arhivix procesa documentos de RRHH mediante OCR con clasificacion IA que identifica tipos de documentos y extrae datos clave: fechas de contrato, nombres de empleados, detalles de certificacion y fechas de vencimiento. Las politicas de retencion automatizadas gestionan la complejidad de los periodos de retencion especificos de RRHH. Todos los datos se cifran con AES-256 en AWS S3, con controles de acceso por documento que garantizan que los archivos confidenciales de RRHH solo sean visibles para el personal autorizado. El registro de auditoria documenta cada acceso, fundamental para el cumplimiento de la proteccion de datos de empleados.
