Τεκμηρίωση HR: Ευαίσθητη και Υποχρεωτική
Για κάθε εργαζόμενο, μια εταιρεία πρέπει να διατηρεί: σύμβαση εργασίας, τροποποιήσεις, NDA, αρχεία μισθοδοσίας, πιστοποιήσεις εκπαίδευσης, αξιολογήσεις απόδοσης, εγκρίσεις αδειών, τυχόν πειθαρχικές ενέργειες και τεκμηρίωση λύσης σχέσης εργασίας.
Η εργατική νομοθεσία προβλέπει περιόδους διατήρησης από 5 χρόνια μέχρι μόνιμα για διάφορα έγγραφα HR.
Κύκλος Ζωής Εγγράφων HR
- Πρόσληψη: CV, σύμβαση εργασίας, αντίγραφο ταυτότητας, NDA, υλικά onboarding
- Κατά τη διάρκεια απασχόλησης: μισθοδοτικά, αρχεία αδειών, αξιολογήσεις, εκπαίδευση, τροποποιήσεις σύμβασης
- Αποχώρηση: καταγγελία, πρωτόκολλο παράδοσης, τελική εκκαθάριση, πιστοποιητικά ταμείων
Πώς το DMS Βοηθά το HR
Οργάνωση Βάσει Εργαζομένου
Κάθε εργαζόμενος έχει ψηφιακό φάκελο με όλα τα έγγραφα — από την πρώτη μέρα μέχρι την τελευταία. Αναζήτηση κατά όνομα, τμήμα ή τύπο εγγράφου.
Έλεγχος Πρόσβασης
Μόνο το τμήμα HR μπορεί να δει τεκμηρίωση HR. Οι managers βλέπουν μόνο τα άμεσα αναφερόμενά τους. Κανένας άλλος δεν έχει πρόσβαση σε μισθοδοτικά δεδομένα ή πειθαρχικά αρχεία.
Αυτόματες Περίοδοι Διατήρησης
Αρχεία μισθοδοσίας — μόνιμα. Ασφαλιστικές υποβολές — 5 χρόνια. Το DMS παρακολουθεί αυτόματα τις περιόδους διατήρησης και ειδοποιεί όταν είναι ώρα για καταστροφή εγγράφων.
Checklists Onboarding/Offboarding
Νέος εργαζόμενος; Το DMS δημιουργεί checklist με όλα τα απαιτούμενα έγγραφα. Εργαζόμενος φεύγει; Checklist για παράδοση και κλείσιμο φακέλου.
Συμπέρασμα
Το Arhivix διατηρεί την τεκμηρίωση HR οργανωμένη, ασφαλή και νομικά συμμορφωμένη. Έλεγχος πρόσβασης, αυτόματες περίοδοι διατήρησης και πλήρη αρχεία. Δοκιμάστε δωρεάν.
