Τι Είναι το Ίχνος Ελέγχου;
Το ίχνος ελέγχου (audit trail) είναι ένα αυτόματο αρχείο καταγραφής όλων των δραστηριοτήτων σχετικά με τα έγγραφα: ποιος είδε, ποιος τροποποίησε, ποιος κατέβασε, ποιος διέγραψε, πότε και από ποια τοποθεσία. Είναι το "μαύρο κουτί" του συστήματος διαχείρισης εγγράφων σας.
Γιατί Είναι Υποχρεωτικό το Ίχνος Ελέγχου;
- GDPR: πρέπει να γνωρίζετε ποιος είχε πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα
- Αρχειακός νόμος: η ακεραιότητα εγγράφων πρέπει να είναι αποδείξιμη
- Πρότυπα ISO: το ISO 27001 απαιτεί καταγραφή πρόσβασης
- Φορολογικοί έλεγχοι: οι ελεγκτές μπορεί να ζητήσουν απόδειξη ότι ένα έγγραφο δεν τροποποιήθηκε
Τι Καταγράφει το Ίχνος Ελέγχου;
| Δραστηριότητα | Καταγραφόμενα Δεδομένα |
|---|---|
| Πρόσβαση εγγράφου | Χρήστης, ώρα, διεύθυνση IP |
| Τροποποίηση εγγράφου | Χρήστης, ώρα, τι άλλαξε |
| Κατέβασμα | Χρήστης, ώρα, μορφή κατεβάσματος |
| Διαγραφή | Χρήστης, ώρα, αιτιολόγηση (αν δόθηκε) |
| Κοινοποίηση | Χρήστης, παραλήπτης, επίπεδο πρόσβασης |
Πρακτικά Παραδείγματα
Παράδειγμα 1: Ένας εργαζόμενος ισχυρίζεται ότι δεν είδε ποτέ το συμβόλαιο — το ίχνος ελέγχου δείχνει ότι άνοιξε το έγγραφο 3 φορές.
Παράδειγμα 2: Ένας ελεγκτής ζητά απόδειξη ότι ένα τιμολόγιο δεν τροποποιήθηκε — το ίχνος ελέγχου επιβεβαιώνει ακεραιότητα από τη στιγμή δημιουργίας.
Συμπέρασμα
Το Arhivix καταγράφει αυτόματα κάθε δραστηριότητα στα έγγραφα. Πλήρη αρχεία πρόσβασης, τροποποίησης και διαγραφής — χωρίς κανένα επιπλέον βάρος. Νομική συμμόρφωση out of the box. Δοκιμάστε δωρεάν.
