Eine stille Frist, die fast jeden Arbeitgeber betrifft
Waehrend die Diskussion in Deutschland um E-Rechnung, GoBD und NIS2 kreist, naehert sich eine andere Frist, die kaum Schlagzeilen macht und dennoch praktisch jeden Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschaeftigten erfasst: Ab dem 1. Januar 2027 muessen beitragsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch und in revisionssicherer Form gefuehrt werden. Grundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), die in Paragraf 8 die elektronische Fuehrung dieser Unterlagen vorschreibt.
Der entscheidende Punkt ist der Wegfall einer Uebergangsregelung. Bisher konnten Arbeitgeber bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Fuehrung beantragen und ihre Entgeltunterlagen weiterhin in Papierform vorhalten. Diese Befreiungsmoeglichkeit nach den Vorgaben des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV, insbesondere im Kontext der Pruefung nach Paragraf 28p SGB IV) endet zum 31. Dezember 2026. Wer also bislang auf Papier gesetzt hat, hat keine Wahl mehr: Die digitale Personalakte wird zur Pflicht, nicht zur Option.
Welche Unterlagen die Regelung erfasst
Paragraf 8 BVV listet die Entgeltunterlagen auf, die zu fuehren und vorzuhalten sind. Dazu gehoeren unter anderem Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise ueber die Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsabrechnungen der Krankenkassen, Unterlagen zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags sowie Nachweise zu Beschaeftigungsverhaeltnissen und zur Versicherungsfreiheit. Auch Bescheinigungen ueber Vorerkrankungen, Erklaerungen zur Mehrfachbeschaeftigung und Unterlagen zur Beitragsgruppenzuordnung fallen darunter.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der reinen Aufbewahrung und der gesetzlich geforderten elektronischen Fuehrung. Ein eingescanntes PDF in einem Ordner auf dem Dateiserver erfuellt die Anforderung nicht automatisch. Verlangt wird ein Verfahren, das die Unveraenderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Daten ueber den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellt. Genau hier scheitern viele Unternehmen, die ihre Personalakten zwar digitalisiert, aber nicht revisionssicher abgelegt haben.
Aufbewahrungsfristen: ein Flickenteppich aus mehreren Gesetzen
Anders als oft angenommen gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist fuer Personalunterlagen. Die Fristen ergeben sich aus verschiedenen Rechtsquellen und haengen vom Dokumententyp ab. Sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen sind nach Paragraf 28f SGB IV mindestens bis zum Ablauf des auf die letzte Pruefung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren, in der Praxis werden hier haeufig mindestens fuenf Jahre angesetzt.
Lohnabrechnungen und entgeltbezogene Buchungsbelege unterliegen den steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach Paragraf 147 Abgabenordnung (AO) und Paragraf 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Mit der Reform durch das Vierte Buerokratieentlastungsgesetz wurde die Frist fuer Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkuerzt. Arbeitsvertraege und arbeitsrechtlich relevante Schriftstuecke sollten dagegen oft deutlich laenger vorgehalten werden, da Anspruechte aus dem Arbeitsverhaeltnis und renten- oder versorgungsrelevante Nachweise weit in die Zukunft reichen koennen. Bei titulierten Forderungen kommen ueber Paragraf 197 Buergerliches Gesetzbuch (BGB) sogar Fristen von bis zu 30 Jahren in Betracht.
Die andere Seite der Medaille: die Loeschpflicht
Wer ueber Aufbewahrungsfristen spricht, darf die Kehrseite nicht vergessen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es fuer den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und kein anderer Rechtfertigungsgrund mehr besteht, entsteht eine Loeschpflicht. Eine zu lange Vorhaltung von Personalunterlagen ist damit kein Zeichen von Sorgfalt, sondern ein eigenstaendiger Datenschutzverstoss.
Das Risiko ist erheblich. Verstoesse gegen die DSGVO koennen nach Artikel 83 mit Bussgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag hoeher ist. Eine rein elektronische Personalakte verschaerft diese Anforderung sogar, weil Daten in digitalen Systemen leichter dauerhaft liegen bleiben, wenn keine automatisierten Loeschroutinen existieren. Die Grundlage fuer die Verarbeitung von Beschaeftigtendaten bildet dabei in Deutschland weiterhin Paragraf 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit der DSGVO.
Was die Pflicht zur elektronischen Fuehrung praktisch bedeutet
Aus der Kombination von BVV, AO, HGB, SGB IV und DSGVO ergibt sich ein anspruchsvolles Pflichtenheft. Beitragsrelevante Unterlagen muessen ab 2027 elektronisch und revisionssicher vorliegen. Gleichzeitig muessen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen pro Dokumententyp abgebildet und Daten nach Fristablauf zuverlaessig geloescht werden. Ein einfaches Ablagesystem ohne Fristensteuerung kann diese Aufgaben nicht leisten.
Fuer Personalabteilungen heisst das konkret: Sie sollten bis Ende 2026 pruefen, ob ihre Entgeltunterlagen tatsaechlich elektronisch gefuehrt werden, ob die Ablage manipulationssicher ist und ob ein nachvollziehbares Loeschkonzept existiert. Insbesondere Unternehmen, die bisher die Befreiung der Deutschen Rentenversicherung in Anspruch genommen haben, sollten den Umstieg nicht auf den letzten Moment verschieben. Eine Betriebspruefung der Rentenversicherung nach Paragraf 28p SGB IV kann die Form der Unterlagen unmittelbar zum Gegenstand machen, und ab 2027 ist die Papierform fuer den beitragsrelevanten Teil kein zulaessiger Zustand mehr.
Zeitplan bis zum Jahreswechsel 2026/2027
Der praktische Fahrplan ist klar umrissen. Im Laufe des Jahres 2026 sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, welche Personalunterlagen heute noch in Papierform gefuehrt werden und welche Befreiungen bestehen. Anschliessend gilt es, ein elektronisches Fuehrungs- und Aufbewahrungsverfahren einzurichten, das revisionssicher arbeitet und die unterschiedlichen Fristen abbildet. Bis zum 31. Dezember 2026 muss der Umstieg abgeschlossen sein, weil die Ausnahmeregelung mit diesem Datum endet. Wer den Stichtag im Blick behaelt, vermeidet doppelte Risiken: ein Formverstoss gegenueber der Rentenversicherung auf der einen und ein Datenschutzverstoss durch fehlende Loeschung auf der anderen Seite.
