Was ist das Archivbuch und warum ist es Pflicht?
Das Archivbuch (arhivska knjiga) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Register, in dem jede juristische Person und jeder Unternehmer in Serbien sämtliches Registraturmaterial (Dokumentation) erfassen muss, das im Geschäftsbetrieb anfällt. Gemäß dem Gesetz über Archivmaterial und Archivtätigkeit („Amtsblatt RS", Nr. 6/2020) muss jedes Unternehmen ein Archivbuch führen und es bis spätestens 30. April beim zuständigen Archiv für das Vorjahr einreichen.
Viele Unternehmen kennen diese Pflicht nicht oder ignorieren sie — bis die Archivinspektion kommt. Bußgelder für juristische Personen können bis zu 2.000.000 RSD betragen.
Welche Spalten enthält das Archivbuch?
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Laufende Nummer | Fortlaufende Eintragsnummer, wird jahresübergreifend fortgeführt | 1, 2, 3... |
| Eintragsdatum | Datum der Eintragung | 15.01.2026 |
| Entstehungsjahr | Jahr der Dokumentenerstellung | 2025 |
| Klassifikationszeichen | Code aus Ihrer Kategorienliste | 04-02 |
| Inhalt (Beschreibung) | Kurzbeschreibung der Dokumentenkategorie | Ausgangsrechnungen |
| Menge | Anzahl Ordner, Kartons oder MB (elektronisch) | 3 Ordner |
| Aufbewahrungsfrist | Aufbewahrungszeitraum laut Kategorienliste | 10 Jahre |
| Standort | Physischer/digitaler Aufbewahrungsort | Regal 3, Archivraum |
| Anmerkung | Zusätzliche Informationen (vernichtet, dem Archiv übergeben usw.) | — |
Schritt für Schritt: Archivbuch ausfüllen
Schritt 1: Kategorienliste vorbereiten
Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, müssen Sie eine verabschiedete Liste der Kategorien des Registraturmaterials mit Aufbewahrungsfristen haben. Diese muss vom zuständigen Archiv genehmigt sein.
Schritt 2: Gesamte Dokumentation des Jahres sammeln
Erstellen Sie ein Inventar aller Dokumentation, die im Laufe des Jahres entstanden oder eingegangen ist.
Schritt 3: Dokumentation klassifizieren
Ordnen Sie jedes Dokument der entsprechenden Kategorie gemäß Ihrer Kategorienliste zu.
Schritt 4: Spalten ausfüllen
Für jede Dokumentenkategorie tragen Sie die Daten in das Archivbuch ein. Die laufende Nummer wird aus dem Vorjahr fortgeführt.
Schritt 5: Unterzeichnen und einreichen
Das Archivbuch wird von der verantwortlichen Person unterschrieben und beim zuständigen Territorialarchiv bis zum 30. April eingereicht.
Häufigste Fehler
- Laufende Nummer jedes Jahr bei 1 beginnen — Die Nummer ist fortlaufend
- Keine Kategorienliste vorhanden — Ohne genehmigte Liste hat das Archivbuch keine Grundlage
- Elektronische Dokumentation auslassen — E-Rechnungen und digitale Verträge müssen ebenfalls erfasst werden
- Ungenaue Mengenangaben
- Rückwirkendes Ausfüllen im letzten Moment
Elektronisches oder Papier-Archivbuch?
Das Gesetz erlaubt die Führung des Archivbuchs in elektronischer Form. Dies ist weitaus praktischer.
Arhivix generiert das Archivbuch automatisch basierend auf den Dokumenten, die Sie ins System hochladen. Am Jahresende ist das Archivbuch mit einem Klick fertig.
Fristen und Bußgelder
- Juristische Personen: 50.000 — 2.000.000 RSD
- Unternehmer: 10.000 — 500.000 RSD
- Verantwortliche Personen: 5.000 — 150.000 RSD
Fazit
Das Ausfüllen des Archivbuchs muss nicht kompliziert sein, wenn Sie die richtige Vorbereitung und das richtige Werkzeug haben.
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