Защо внедряването не трябва да е болезнено
Най-големият страх от приемането на DMS: "Как ще прехвърлим всички документи?", "Служителите няма да искат да използват новата система", "Ще бъдем парализирани за седмици". Нищо от това не трябва да е вярно -- ако следвате правилния процес.
Стъпка 1: Одит на съществуващата документация
Преди внедряване направете инвентаризация: колко документа имате, къде са (сървър, имейл, хартия), кои се използват активно, кои са архивни. Това отнема 1-2 дни и дава ясна картина.
Стъпка 2: Дефиниране на структура
Определете категории: фактури, договори, ЧР, проекти, кореспонденция. Дефинирайте кой има достъп до какво. Задайте срокове на съхранение. DMS помага с предварително дефинирани шаблони за Вашия пазар.
Стъпка 3: Настройка на потребители и роли
Дефинирайте роли: администратор, счетоводител, директор, служител. Всяка роля има определени права -- какво могат да преглеждат, редактират, изтриват, споделят.
Стъпка 4: Миграция на документи
Не мигрирайте всичко наведнъж. Започнете с нови документи -- от днес всичко влиза в DMS. Мигрирайте старите документи постепенно, по приоритет: активни договори > текуща година > предходни години.
Стъпка 5: Обучение на служителите
Обучението не трябва да отнема часове. Ако DMS е интуитивна, 30 минути са достатъчни. Ключово: покажете на служителите как DMS им спестява време, а не колко е сложна.
Стъпка 6: Стартиране и мониторинг
Първите 2 седмици -- интензивна поддръжка. Проследявайте кой използва системата и кой не. Решавайте проблемите незабавно. След един месец -- системата става рутина.
Чести грешки при внедряване
- Опит за миграция на всички документи наведнъж -- парализира фирмата
- Без обучение -- служителите се връщат към старите навици
- Прекалено сложна структура -- по-простото е по-добро
- Няма "шампион" в екипа -- необходим е един човек, който движи внедряването
Заключение
Arhivix се внедрява за 1-2 дни. Интуитивен интерфейс, предварително дефинирани шаблони, обучение включено. Започнете с нови документи днес -- мигрирайте старите постепенно. Опитайте безплатно.
