Трилемата на облачното съхранение: Google Drive, Dropbox или OneDrive?
Когато компания мисли за документи в облака, обикновено избира между три варианта: Google Drive, Dropbox или OneDrive. Всеки има предимства, но всички споделят един и същ фундаментален проблем -- те са проектирани за съхранение на файлове, а не за управление на документи.
В тази статия ще сравним и трите услуги със специализирана DMS и ще покажем защо нито един облачен диск не може да замени истинска DMS.
Каква е разликата между облачно съхранение и DMS?
Облачно съхранение (Google Drive, Dropbox, OneDrive) е дигитален твърд диск в облака. Съхранявате файлове, организирате ги в папки и ги споделяте с колеги.
DMS (система за управление на документи) е система, която разбира какво представляват Вашите документи. Тя ги класифицира, проследява сроковете за съхранение, гарантира регулаторно съответствие, позволява електронни подписи и генерира архивни записи.
Разликата е като рафт за книги срещу библиотека -- рафтът съхранява книги, библиотеката ги каталогизира, съхранява, прави ги търсими и ги отпуска по правила.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Какво липсва на всеки
Google Drive -- Прост, но повърхностен
- Предимство: безплатен до 15 GB, интегриран с Gmail и Google Workspace
- Липсва: OCR за сканирани документи, срокове за съхранение, електронни подписи, архивна книга
- Проблем: търсенето не работи за PDF и сканирани документи
Dropbox -- Добър за споделяне, лош за управление
- Предимство: бърза синхронизация, отлично настолно приложение
- Липсва: класификация на документи, работни потоци, функции за регулаторно съответствие
- Проблем: конфликти при синхронизация, когато няколко души редактират един и същ файл
OneDrive -- Част от екосистемата на Microsoft, но не е достатъчен сам
- Предимство: дълбока интеграция с Office приложения
- Липсва: автоматична класификация (без SharePoint), местни регулации
- Проблем: за DMS функционалност имате нужда от SharePoint -- допълнителна сложност и разход
Сравнение: Облак срещу DMS
| Функция | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Безплатен план | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Безплатен план |
| OCR търсене | Ограничено | Не | Не | Да (AI) |
| Автоматична класификация | Не | Не | Не* | Да |
| Срокове за съхранение | Не | Не | Не* | Да |
| Електронни подписи | Добавка | Dropbox Sign | Добавка | Вградени |
| Работни потоци за одобрение | Не | Не | Не* | Да |
| Архивна книга | Не | Не | Не | Да |
| Одитна следа | Основна | Основна | Основна | Детайлна |
| Регулаторно съответствие | Не | Не | Не | Да |
* Налично с SharePoint Premium/E5 лиценз с допълнителна конфигурация
5 признака, че имате нужда от DMS
1. Имате повече от 1 000 документа
Когато структурата на папките Ви отива на 5+ нива дълбочина, нито един облачен диск не може да Ви помогне бързо да намерите документ. DMS с AI търсене намира документи за секунди -- независимо къде са съхранени.
2. Имате законови изисквания за съхранение
Фактури за 10 години, кадрови документи постоянно, договори 5 години след изтичане. Нито един облачен диск не проследява тези крайни срокове автоматично. DMS Ви предупреждава преди изтичане на срокове и предотвратява случайно изтриване.
3. Подлежите на одити или инспекции
Когато данъчен инспектор поиска всички фактури от доставчик X за период Y -- в облачен диск това е ръчно търсене. DMS генерира отчета за 30 секунди.
4. Повече от 10 служители работят с документи
Контролът на достъпа в облачни дискове става непрактичен с растежа на екипите. Кой до какво има достъп? Кой какво е изтрил? DMS с RBAC автоматично управлява достъпа по роля.
5. Имате нужда от електронни подписи и товарителници
Облачните дискове нямат вградени електронни подписи или генериране на товарителници. DMS интегрира и двете в единен работен поток.
Как изглежда миграцията от облак към DMS?
- Одит на съществуващите документи -- инвентаризирайте какво имате и къде
- Определете категории -- фактури, договори, ЧР, техническа документация
- Масово качване -- DMS автоматично класифицира мигрираните документи
- Обучете служителите -- 30 минути са достатъчни за основите
- Паралелна работа -- използвайте двете системи за 2-4 седмици по време на прехода
Заключение: Облачно съхранение =/= DMS
Google Drive, Dropbox и OneDrive са отлични инструменти -- за това, за което са проектирани. Но нито един от тях не е създаден да управлява бизнес документи в съответствие с регулациите.
Ако имате нужда от класификация, срокове за съхранение, електронни подписи, работни потоци, архивни записи и одитни следи -- имате нужда от DMS.
Arhivix е DMS, която комбинира простотата на облачното съхранение с всички функции, от които Вашият бизнес реално се нуждае. Опитайте безплатно и вижте разликата.
